В век компьютерных технологий люди все реже и реже пишут друг другу бумажные письма. Может показаться, что в скором времени такая организация, как почта, вообще изживет себя. Но на самом деле это далеко не так. Довольно часто без почтовой пересылки просто невозможно обойтись. В этой статье мы рассмотрим порядок отправки заказного письма с описью вложения. Поговорим также и о том, как долго будет идти письмо, и сколько стоит такая услуга.

Что разрешено положить в конверт

Прежде чем говорить о том, как переслать заказное письмо с описью вложения, давайте уясним, что именно разрешается отправлять в конверте не нарушая правил.

В корне неверно думать, что в почтовом конверте можно отправить лишь поздравительную открытку или письмо. Отправление может содержать практически любые бумаги:

• дипломы и грамоты;
• гражданский паспорт;
• различные удостоверения;
• договора;
• плоские бумажные изделия, картонные рамки или поделки;
• фотографии;
• брошюры;
• журналы;
• многое другое.

Самое главное, чтобы отправление не превышало разрешенный вес:

• 100 г — на территории РФ;
• 2 000 г — для отправлений за рубеж.

Часто сотрудники почтовых отделений отказываются принимать к отправке письма, в которые вложены небольшие предметы, к примеру, бижутерия. Аргументируют они такое поведение тем, что при проставлении штампов и печатей конверт может разорваться. Виной тому будет объемное вложение, а расхлебывать ситуацию будут работники почты. Однако, многие из тех, кто регулярно отправляет подобные вещи утверждают, что получить согласие на такое вложение можно в том случае, если исключить явное прощупывание предмета. Для этого вложение можно, например, обернуть плотным картоном.

Отправляем заказное письмо

Теперь давайте поговорим о том, как можно отправить заказное письмо и чем оно отличается от обычного.

• жалобы;
• претензии;
• уведомления;
• договора;
• запросы;
• ходатайства;
• другие официальные бумаги.

В отличие от обычного письма, заказное снабжается специальным трек-номером. По нему вы сможете при желании проследить путь отправления из одной точки в другую. Для этого нужно только зайти на официальный портал Почты России и вбить трек-номер в разделе «Отслеживание отправлений».

Если вы решили отправить заказное письмо, можете быть точно уверены, что получит его именно тот, кому оно адресовано. Такое письмо не бросают в почтовый ящик. Его выдают лично в руки адресату после предъявления гражданского паспорта.

Заказное письмо платное, и даже если у вас есть почтовый конверт с маркой, бросить такое отправление просто в ящик не получится. Для этого нужно лично посетить почтамт, обратиться к сотруднику и сообщить ему, что вам необходима услуга «Заказное письмо». Сотрудник отделения взвесит конверт и подсчитает стоимость отправки. После оплаты отправление зарегистрируют в специальном журнале, присвоят трек-номер, и наклеят на конверт специальный штрихкод и нужное количество марок.

Зачем заказывать уведомление и как его оформлять

Иногда бывает необходимость отправить заказное письмо с описью вложения и уведомлением. Необходимо это для того, чтобы абсолютно точно узнать, когда именно адресат получил конверт. Для этого к письму прикрепляется особый бланк, в котором адресат расписывается при получении отправления. После этого бланк-уведомление открепляется от письма сотрудником почты и пересылается обратно отправителю.

Для оформления уведомления используется специальный бланк Ф-119. Получить его можно у сотрудника отделения или скачать в интернете. Заполнять такой бланк несложно. Достаточно просто отвечать на поставленные вопросы. Если уж совсем ничего не выходит, можно попросить помощи у почтового работника.

Как отправить конверт с описью вложения

Довольно часто бывает так, что нужно четко зафиксировать какие именно бумаги были пересланы адресату. Для этого существует заказное письмо с описью вложения. Такой вид отправки корреспонденции считается наиболее надежным. Ведь в этом случае почта берет на себя дополнительные финансовые обязательства. В случае, если ваше отправление, не дай бог, потеряется, Почта России обязана будет выплатить компенсацию в размере той суммы, в которую вы оценили письмо при отправке. Такому письму присваивается специальный номер, по которому его можно отследить в любой точке маршрута.

Для того чтобы отправить так называемое заказное письмо с описью вложения, придется немного потрудиться. Прежде всего необходимо скачать в интернете или попросить у работника почтового отделения особый бланк с маркировкой «ф-107».

Отправитель дома или прямо в отделении заполняет этот листок. Причем делает это в двух экземплярах. Каждый пункт, указанный в описи, непременно оценивается. Письмо приносится на почту открытым и сотрудник отделения внимательно сверяет содержимое конверта с тем перечнем, что указан в документе. Только после этого работник почтового отделения расписывается на каждом экземпляре, и ставит печать. Отправитель также оставляет свой автограф.

Один экземпляр описи помещается внутрь конверта, а второй отправитель оставляет у себя. В дальнейшем он-то и будет служить подтверждением того, что именно было вложено в конверт. Теперь пакет (конверт) можно заклеить и передать сотруднику почтамта для оформления.

Тонкости отправки

А теперь пришло время открыть вам самый страшный секрет! Почта России заказное письмо с описью вложения не отправляет. По своей неосведомленности клиенты почтовых отделений часто путают некоторые понятия.

С описью вложения отправляется исключительно ценное письмо. В этом случае отправитель заполняет специальную форму, о которой было сказано выше.

Заказное письмо с описью вложения вы, конечно, тоже можете отправить. Никто не вправе вам запретить это сделать. Но вот только такую опись вам придется составить от руки и в произвольной форме. Ее никто не будет сверять и вообще обращать на нее какое-либо внимание. Ни печати, ни подписи сотрудника отделения на ней не будет. А это значит, что при необходимости вы не сможете подтвердить, что в конверте находились именно те документы, которые вы, по вашим словам, туда положили.

Как правильно заполнить опись

Если вы не уверены, что понимаете как оформить заказное письмо (с описью вложения), образец можно посмотреть прямо в отделении почты или в нашей статье. Дело это, в общем-то, нехитрое.

1. Прежде всего необходимо указать адрес получателя корреспонденции, то есть того, кому вы пишите.
2. В специальном поле поочередно вписываются все документы, помещенные в конверт. Желательно указать название документа, дату его выдачи, номер и краткое содержание.
3. В соседней графе указывается количество одноименных документов.
4. Еще один столбик занимает объявленная вами стоимость каждой бумаги. Сумму тут можно ставить любую, но не стоит забывать, что именно от этой цифры будет рассчитываться госпошлина, которую придется уплатить. Так что не стоит оценивать в миллион фотографию любимой бабушки.
5. В нижней части подводится итоговая сумма, которая получается путем сложения всех цифр в столбце «Стоимость».

Так как опись вложения заполняется в двух экземплярах, очень важно, чтобы информация в них было побуквенно идентична. Обнаружив расхождение даже в одну букву, оператор может потребовать переписать документ.

Сколько стоит отправить письмо

Однозначно ответить на этот вопрос практически нереально. Дело в том, что тут все зависит от слишком многих факторов. На цену отправления влияют:

• вес отправления;
• дальность пересылки;
• способ доставки;
• с уведомлением или нет;
• заказное оно или нет;
• имеет ли письмо определенную ценность.

Для писем с описью вложения стоит помнить такой нюанс. Подобные письма именуются «Ценные». Это значит, что при отправлении вам придется дополнительно уплатить пошлину (страховой сбор) в размере 4% от объявленной стоимости. Так что прежде чем оценить вложение, хорошенько подумайте, хватит ли у вас денег оплатить отправку.

Кстати, в случае утери письма страховой сбор отправителю не возмещается. Вам вернут только саму заявленную ценность отправления.

Сроки доставки

Еще один вопрос, который часто интересует граждан: Как вы понимаете, тут также потребуется уточнение. Все зависит от того, куда именно было отправлено письмо. Например, доставка корреспонденции в пределах одного муниципального образования не может превышать три рабочих дня. Ну а уж если вы на другой конец страны, то ответить на вопрос, сколько идет заказное письмо по России, будет довольно затруднительно.

В любом случае Почта России имеет определенные нормы, которых обязана придерживаться. Так что узнать хотя бы примерный срок доставки довольно часто можно у оператора отделения.

У заказного письма, в отличие от простого, есть трек-номер для отслеживания. На территории РФ заказное письмо вручается адресату под роспись лично или представителю адресата по доверенности.

Минимальный
размер

Максимальный
размер

Максимальный вес

229 × 324 мм (формат C4)

По РФ - 100 г

За границу - 2 кг

Как отправить

1. Купите любой конверт подходящего размера, вложите письмо и напишите адрес. Конверт можно купить в почтовом отделении.
2. Отдайте конверт с письмом сотруднику Почты, указав, что вам нужно отправить заказное письмо.

Дополнительные услуги:

• Уведомление о вручении . Вы получите подписанное адресатом уведомление о вручении. Узнать больше
• СМС-уведомление
• Авиапересылка - быстрее всего доставлять письмо воздушным транспортом.

Найти отделение

Минимальный размер

110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6)

Максимальный размер

229 × 324 мм (формат C4)

Максимальный вес

По РФ - 100 г

За границу - 2 кг

Уведомление о вручении заказного письма: образец заполнения бланка ф 119

Дата публикации: 09.02.2018

Уведомление о вручении заказного письма – специальный документ, который информирует отправителя о том, что его почтовое отправление доставлено и получено конечным адресатом. Уведомление о вручении представляет собой специальный почтовый бланк формы 119 (ф 119). Данный бланк заполняется отправителем заказного письма и пересылается вместе с ним.

Помимо заказного письма с уведомлением ф 119 можно также отправить: ценное письмо, в том числе ценное и заказное письмо 1 класса, заказную и ценную бандероль, а также посылки. В каждом случае бланк следует вместе с почтовым отправлением в место вручения.

Заказное письмо, как и любой другой вид почтового отправления с уведомлением о вручении, передается адресату (получателю) лично в руки под роспись. В момент вручения сотрудником почты заполняется оборотная сторона бланка, где указывается когда и кем получено данное почтовое отправление. В строке «Получил» получатель ставит свою подпись. Далее бланк уведомления пересылается обратно отправителю письма.

Получить письмо, бандероль или посылку, отправленные с бланком ф 119, может как сам адресат, так и его законный представитель на основе доверенности. И первому, и второму при получении необходимо предъявить паспорт. Законный представитель помимо документа, удостоверяющего личность, должен будет показать также доверенность. Если письмо получает иной человек по доверенности, то этот момент в бланке уведомления также указывается.

Уведомление о вручении может быть простое и заказное. В данном случае простое уведомление представляет собой тоже самое, что и простое письмо – то есть почтальон его просто опустит в почтовый ящик отправителя; заказное – будет вручено лично в руки.

Уведомление о вручении заказного письма является дополнительной услугой Почты России, которую оплачивает отправитель. С 1 января 2018 года тариф следующий:

• стоимость простого уведомления – 25,96 рублей с НДС;
• стоимость заказного уведомления – 61,36 рублей с НДС

По сравнению с предыдущим годом цена выросла на 2-5 рублей соответственно виду уведомления. При оплате почтовыми марками – НДС не взимается. Цена в этом случае будет на 4-9 рублей ниже.

Сроки на доставку уведомления отправителю точно такие же как и у простой или заказной открытки.

Внимание : на сегодняшний день помимо услуги «уведомление о вручении» Почта России предлагает услугу СМС-уведомления о прибытии отправления в отделение и вручении адресату.

Как отправить заказное письмо с уведомлением?

Стоимость: 10 рублей за каждое сообщение.

Как правильно заполнить бланк уведомления о вручении заказного письма ф 119

Бланк ф 119 выдается бесплатно в отделениях почтовой связи. Тем, у кого заключен договор с Почтой России, разрешено самостоятельно изготавливать и распечатывать бланки с соблюдением всех стандартов. Правда, подобные «самодельные» бланки очень часто принимаются и от рядовых граждан. Заполнить бланк уведомления о вручении Онлайн и в дальнейшем распечатать его можно с помощью различных сервисов, которые можно найти в интернете.

Ниже представлен образец заполнения бланка уведомления о вручении заказного письма:

Заполнить бланк нужно с двух сторон. На лицевой стороне отправитель должен указать следующее:

• вид уведомления (простое или заказное);
• вид почтового отправления (письмо, бандероль и т.д.);
• свой адрес, индекс и ФИО.

На оборотной стороне указывается:

• вид почтового отправления;
• адрес и индекс получателя (в конце следует написать еще и ФИО).

Внимание : на лицевой стороне указывает данные именно отправитель почтового отправления. То есть если вы отправляете заказное письмо с уведомлением о вручении, то указываете свои данные, так как получателем данного документа будете именно вы.

На оборотной стороне указываются данные, кому предназначено отправление. При этом оборотная сторона бланка, как уже было сказано выше, будет дополнена сотрудником почты в момент вручения письма и подписана получателем.

Скачать чистый бланк ф 119, который можно распечатать и заполнить, можно по ссылке: .doc Word

При заполнении почтового извещения редко возникают трудности – эта процедура занимает несколько минут. Если документ заполнен корректно, работник «Почты России» должен выдать получателю долгожданную посылку, бандероль или заказное письмо. Если же заполнение почтового извещения было произведено с нарушением правил, получателю придется попросить новый бланк и заполнить его уже без ошибок. Чтобы сэкономить время, прочитайте простую инструкцию, что писать на извещении «Почты России».

Как выглядит бланк почтового извещения?

Законодательно установлена единая форма такого документа - Ф. 22 «Почта России». Вот как выглядит лицевая сторона:

А это обратная сторона:

Что означает информация на бланке?

Пометка zk означает, что письмо заказное. Если написано «судебное», значит оно пришло из суда.

Перовая страничка, то есть лицевая сторон,а вся полностью заполняется почтовыми работниками отделении. Не имеет значения, от руки написано ваше имя и адрес или все набрано на компьютере. Не важно и то, что извещение Ф 22 пришло с ошибками в имени или названии улицы. Особенно на отправлениях из-за границы нередко содержатся искаженные данные, при транскрибации без неверного начертания фамилии или названия улицы обойтись сложно. Да и человеческий фактор нужно учитывать - опечататься может служащий или сам отправитель. Если почтальон проявил смекалку и извещение бросил в ящик по нужному адресу, значит все в порядке.

Пусть также не смущают рваные края бланка: их распечатывают по несколько штук на одном листе бумаги, затем в спешке отрывают - некогда воспользоваться ножницами.

Все поля — «Кому», «Адрес», «На ваше имя поступило» и т. д. — уже заполнены сотрудниками почты. Вверху справа - дата заполнения, которая может быть в виде печати. По центру виден номер извещения, над ним штрих-код трэк-номера, а также указана масса, описание присланного пакета и адрес, по которому можно его получить. Самое важное - это адрес выдачи и время работы почтового отделения.

Наложенный платеж Почты России – как пользоваться и сколько стоит?

Как заполнять почтовое извещение?

Обратную сторону формы заполняет сам получатель. Но не всю! Если внимательно рассмотреть образец, видно, что на второй странице внизу почтовое извещение (бланк) имеет строки для почтовых работников. Главное – не перепутать и по ошибке не расписаться в строчке «Выдал».

Получатель должен внести в извещение свои персональные данные (тем самым давая согласие на их обработку). Для этого понадобится паспорт. Вписываем следующее:

• паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
• официальный адрес регистрации;
• дату получения (можно внести в последний момент, когда отправление предъявят с указанным весом, неповрежденной упаковкой, со всеми пломбами и печатями);
• подпись получателя.

Если бланк потерялся

Потерялось извещение, «Почта России» его не доставила или не получилось с первого раза правильно заполнить - не беда. Получить посылку можно и без этого документа.

Письмо заказное с простым уведомлением что это такое

Чистый бланк взамен потерянного выдадут в самом отделении и там его нужно будет оформить по предлагаемому образцу.

Как оформить извещение онлайн

Можно все сделать еще проще, зайти на сайт почты (https://www.pochta.ru/), заполнить форму и скачать ее. Такую возможность предоставляет «Почта России» – распечатать извещение по номеру.

Уведомление ф. 22 в таком виде обязаны принять в любом почтовом отделении. Если почтари отказываются принять незнакомую распечатку, можно пожаловаться в их службу поддержки: 8-800-2005-888 или оставить запись в книге жалоб и предложений. Одно упоминание о жалобе может подействовать, и инцидент будет исчерпан.

Как узнать, откуда пришло заказное письмо по номеру извещения?

Выявить отправителя поможет почтовое извещение. Узнать, от кого по номеру извещения пришло письмо, можно следующим образом:

• вверху под штрихкодом найти номер идентификатора (подчеркнут красным);
• зайти на сайт http://www.russianpost.ru/tracking20/;
• ввести 14-значный номер в строку «Отслеживание»;
• получить информацию — кто, когда и откуда отправил письмо.

Обращаем внимание, что тут представлено почтовое извещение zk. Как узнать от кого отправления с пометками DHL, UPS, EMS и т. д. читайте в следующих статьях.

Если Вам нужна гарантия того, что письмо не пропадет и точно дойдет до адресата, Ваш выбор — Заказное письмо . В заказных письмах можно пересылать все то же, что и в обычных — фотографии, бумаги, документы (только НЕ секретные:) и т.д.
И наконец-то отправить заказное письмо можно прямо с сайта, не выходя из дома!

Заказные письма отличаются от обычных тем, что их можно отследить, т.к. они являются регистрируемыми почтовыми отправлениями.

После отправки Вам выдается номер почтового идентификатора (он же трек код), по которому можно отслеживать письмо на всех этапах его пути. Вы всегда будете знать где находится Ваше письмо и получил ли его Ваш адресат. Пример проверки прохождения заказного письма на сайте Почты России:

Также, в отличие от обычного письма, заказное не кидают в почтовый ящик.

Заказное письмо

Оно лежит на почте, а в ящик адресата почтовый работник приносит извещение — с ним и паспортом надо идти в почтовое отделение получать письмо. Таким образом гарантируется доставка — письмо фактически не может потеряться в пути и его не вытащат из ящика хулиганистые подростки:) В этом и состоит главное преимущество заказного письма.

Наглядная табличка поможет сориентироваться в отличиях простого и заказного писем:

ПРОСТОЕ ПИСЬМО	ЗАКАЗНОЕ ПИСЬМО
дешевле	дороже
кидают в почтовый ящик, никуда не надо идти	надо идти за письмом на почту (иногда приносит почтальон)
письмо может затеряться, невозможно отследить	письмо регистрируется и его путь можно отслеживать, вы всегда знаете, где находится ваше письмо и получил ли его адресат
письмо могут вытащить из почтового ящика	т.к. письмо вручается под роспись почтовым работником, его потеря почти невозможна
мы не гарантируем доставку простого письма	полная гарантия, если письмо не доставлено в течении 30 дней, мы высылаем повторное бесплатно (или возвращаем деньги) подробнее

Отслеживание письма осуществляется на сайте Почты России — Pochta.ru
Также там имеются мобильные приложения для смартфонов и планшетов (Android и iOS) для удобного отслеживания отправлений.

Помимо сайта Почты России существуют разнообразные сервисы для отслеживания, например Post-Tracker.ru — тут можно настроить автоматические оповещения и раз в несколько часов Вам будут приходить сообщения на E-mail (бесплатно) или SMS (платно), если есть изменения по прохождению.

Внимание: адрес отправителя может быть только российский. Можно вообще не указывать адрес отправителя, мы впишем туда адрес получателя (без обратного адреса не примут письмо на почте), но тогда оно не сможет вернуться к Вам в случае возврата.

Отправить заказное письмо по России:
(отправитель и получатель из России)

— 159 рублей

— 179 рублей

Заказное письмо с открыткой — 179 рублей

— 199 рублей

Заказное письмо с пятью фотографиями — 199 рублей Акция!

Отправить заказное письмо по миру:
(отправитель из России, получатель — любая страна)

Заказное письмо без фотографий — 259 рублей

Заказное письмо с одной фотографией — 279 рублей

Заказное письмо с открыткой — 279 рублей

Заказное письмо с двумя фотографиями — 299 рублей

Цены указаны без учета комиссий платежных систем.

Гарантированно доказать факт получения письма адресатом можно с помощью такого документа, как почтовое уведомление о вручении письма.
И на стадии досудебного урегулирования спора (отправляем претензию, уведомление), и при рассмотрении дела (судебное уведомление).

Очень часто обязанность представить доказательства надлежащего уведомления контрагента (второй стороны сделки) возлагается на отправителя. В этом случае и пригодиться информация о том, что такое почтовое уведомление о вручении письма, как отправить документы правильно.

Как получить почтовое уведомление о вручении письма

То есть на почте Вы не просто отправляете письмо, но просите оформить заказное письмо с уведомлением. Или простое с уведомлением.

Совет 1: Как отправить заказное письмо с уведомлением

Заполняются специальные формы. Для отправлений по России – форма 119, для международных CN 07. Бланки есть на почте.

Почему заказное письмо лучше обычного? У него есть трек-номер для отслеживания. С помощью онлайн сервиса на официальном сайте Почты России можно отследить дату получения. Кроме того, в отличие от простого письма, заказное должно вручаться только адресату под роспись лично или его представителю при наличии доверенности на получение почты.

Что нужно для заполнения

Уведомление о вручении письма представляет собой бланк небольшого формата с текстом на обеих сторонах. Заполнить необходимо графы: кому, адрес получателя. Отметить крестиком Х вид письма (заказное, простое, с объявленной ценностью – когда есть опись вложения, посылка, отправление 1 класса, бандероль).

На обратной стороне указывается адрес и ф.и.о.

(наименование организации) отправителя. Чтобы почтовое уведомление с отметкой о вручении адресату возвратилось. При этом документ с отметкой о доставке может быть возвращен не отправителю, а иному лицу. Тогда указывается адрес и сведения такого лица.

Возвращение почтового уведомления о вручении письма

Заполненное почтовое уведомление проверяется сотрудником почты. На правильность записей с обоих сторон. Затем проставляется номер квитанции, проставляется печать и с отправителя взимается плата.

Квитанция вручается отправителю. Если письмо было заказным, на ней проставлен трек-номер. Удобно отследить. Особенно при перспективе обращения в суд и доказывании факта соблюдения досудебного порядка обращения в суд.

После возврата почтовое уведомление о вручении письма будет содержать дату доставления и подпись (с расшифровкой) получившего письмо лица.

Письменное уведомление

Как правильно «уведомить письменно»?

Часто мы сталкиваемся с необходимостью кого-либо уведомить: работодателя — об увольнении, продавца — о претензии к качеству товара, соседей - о продаже комнаты и во множестве других ситуаций. Когда речь идет о необходимости «уведомить письменно» следует знать, что это юридически значимое действие, имеющее соответствующие последствия.

Многие гражданские судебные процессы можно инициировать только после прохождения досудебного урегулирования. То есть необходимо доказать, что были предприняты попытки договориться до обращения в суд. А если вторая сторона отказывается идти на компромисс или вовсе игнорирует обращения? И в таких случаях закон разрешает обратиться в суд. Но обязательным условием принятия иска к рассмотрению является подтверждение того, что истец должным образом уведомил ответчика.

Способ избежать суда

Только ли для суда важно правильное письменное уведомление? Вовсе нет! Вы ведь не хотите судиться? Будьте уверены: тот, кого вам нужно уведомить - тоже. Получив от вас письменное уведомление, например, отправленное нотариусом (об этом ниже) он поймет, что вы:

• готовы довести дело до суда;
• достаточно юридически грамотны, чтобы отстоять в суде свои интересы.

А это - прямой путь к досудебному урегулированию ситуации.

Форма уведомления

Все уведомления, с которыми приходится иметь дело гражданам, можно условно разделить на:

• уведомление различных государственных и муниципальных органов;
• юридически значимые сообщения в гражданско-правовых отношениях.

При уведомлении гос. органов чаще всего используются формы, утвержденные различными подзаконными нормативными актами (административными регламентами, инструкциями, приказами, письмами различных министерств и ведомств).

В гражданско-правовых отношениях уведомления производятся, как правило, в свободной форме.

Иногда стороны договора, чтобы облегчить себе жизнь, делают формы наиболее важных извещений и уведомлений приложениями к заключаемому договору.

Способы уведомления

С 1 сентября 2013 г порядок передачи юридически значимых документов регулируется статьей 165.1 ГК РФ. Называться «юридически значимый» документ может по-разному: претензия, требование, уведомление, заявление. Утвержденное в законе правило их доведения до адресата довольно гибкое, в нем НЕ указаны:

• обязательные способы доставки,
• форма, в которой надлежит направлять соответствующий документ.

Но при этом закон гласит, что юридические последствия наступают с момента его доставки. Соответственно, в интересах отправителя уведомления передать его так, чтобы иметь на руках доказательства доставки адресату .

Тем более что при возникновении судебного спора доказывать факт уведомления должно будет именно он. Поэтому, если вы не хотите потом с помощью показаний свидетелей доказывать в суде, что уведомляли устно - уведомляйте письменно !

Оптимальные варианты письменного уведомления - те, которые позволяют доказать факт получения этого документа документально:

• заказным письмом с уведомлением о вручении;
• ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
• курьерской службой;
• вручение адресату лично.

В статье 113 ГПК РФ упоминаются еще такие варианты уведомления:

• по факсу;
• телефонограммой;
• телеграммой.

Но пользоваться этими методами не стоит из-за сложности доказывания факта получения уведомления. В основном они применяются судом для вызова участников процесса на заседание. Стоит отметить, что в рамках ГПК РФ суды не обязаны фиксировать получение отправленной ими корреспонденции, им достаточно одного факта направления. Но при этом ответчик имеет полное право оспорить получение, чем существенно затянет процесс. Поэтому истец имеет право дополнительно позаботиться об уведомлении ответчика о том, что против него подан иск.

Личное вручение

Уведомление может вручаться лицу, которому оно адресовано, либо его уполномоченному представителю. При личном вручении от уведомляемого нужно добиться, чтобы он поставил отметку о получении на втором экземпляре вручаемого документа. Она должна содержать:

• надпись «документ получил» или «получено»;
• фамилию и инициалы получающего;
• его подпись;
• дату получения.

Для юридических лиц предусмотрена еще и обязанность регистрации поступившего уведомления в журнале регистрации корреспонденции с присвоением номера. Этот номер также необходимо указать на втором экземпляре вручаемого документа, остающемся у уведомляющего.

Не будет считаться правильным уведомлением просто передача документа «из рук в руки». Доказать его вручение будет практически невозможно. Это стоит учитывать, если, например, вы отдали документ сотруднику канцелярии, не проконтролировав, чтобы его должным образом зарегистрировали. Нередко такие обращения впоследствии «теряются».

Письмо Почтой России

Уведомление посредством услуг Почты России - наиболее распространенный способ. При этом допустимо использование таких вариантов отправки писем:

• заказным с уведомлением о вручении;
• ценным с описью и уведомлением о вручении.

Простым письмом уведомлять нельзя.

Причина такого запрета - невозможность в дальнейшем подтвердить его получение адресатом.

Разница между заказным и ценным письмами в данном контексте состоит в том, что после отправления заказного письма у отправителя остается только чек, подтверждающий факт его отправки. А в случае ценного письма — не только чек, но и опись вложений, подтверждающая то, какие именно документы были отправлены. Возможность составления описи вложений для писем без объявленной ценности правилами Почты России не предусмотрена. Поэтому вариант уведомления ценным письмом с описью и уведомлением о вручении является предпочтительным .

Почтовыми правилами, утвержденными Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012г. №114-п, предусмотрен такой порядок письменного уведомления:

1. Отправитель подготавливает два экземпляра описи вложения ф. 107 в конверт и заполненный бланк ф. 119, передает их вместе с незапечатанным конвертом сотруднику отделения связи. В описи следует указывать наименования всех документов максимально подробно: количество листов в каждом документе, дату его составления, другие реквизиты. Объявленная ценность письма значения не имеет - вполне можно ограничиться 10 рублями.

2. Работник проверяет, правильно ли указаны вложенные документы в описи, проставляет отметки об отправке на экземплярах описи.

Заказное письмо с уведомлением - что это такое, сколько стоит, как отправить?

Один экземпляр описи вкладывается в конверт и запечатывается работником почты, второй возвращается отправителю.

3. На бланке почтового извещения о вручении проставляются необходимые отметки, и он прикрепляется к конверту. После вручения будут заполнены необходимые графы на бланке, и он будет возвращен отправителю почтовым отправлением.

4. После оплаты услуги сотрудник почты дает отправителю чек.

Куда отправлять письмо?

При составлении договоров следует согласовывать адрес, куда будут направляться юридически значимые сообщения и закреплять обязанность сторон уведомлять друг друга о смене адресов (желательно до их смены). Также следует указать, что в случае невыполнения обязанности уведомить контрагента о смене адреса, сторона-нарушительница несет все риски, связанные с неполучением направляемых ей документов.

Если договор по каким-либо причинам отсутствует, стоит действовать в соответствии с разъяснениями Верховного суда РФ, содержащимися в п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25. Уведомление будет считаться направленным надлежащим образом , если оно отправлено:

• физическому лицу — по адресу его регистрации или указанному им в договоре.
• юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю — по адресу, указанному, соответственно, в ЕГРЮЛ или в ЕГРИП.

При направлении письменных уведомлений по вышеуказанным адресам либо по адресам, указанным в договоре, они считаются полученными даже в случае фактического нахождения адресата в другом месте.

Что делать, если адресат уклоняется от получения уведомления на почте?

Специально для таких ситуаций в ч.1 ст.165.1 ГК РФ предусмотрено, что если адресат уклоняется от получения письма, то оно считается врученным (соответственно адресат считается получившим письменное уведомление, ознакомившимся с ним). Так, согласно разъяснению Верховного суда РФ (п. 67 вышеуказанного Постановления Пленума), письменное уведомление считается доставленным, если:

• оно было направлено по надлежащему адресу (см. выше);
• адресат не явился в отделение связи и не получил соответствующее письмо с уведомлением о вручении;
• в результате чего письмо возвращено по истечении срока хранения.

Поэтому уклониться от получения правильно направленного уведомления не получится.

Курьер

Алгоритм уведомления посредством курьерской службы схож с предыдущим способом. Только доставку корреспонденции осуществляет не «Почта России», а конкретная курьерская организация. Плюс этого варианта - скорость. Минус - более высокая стоимость.

Уведомление по e-mail

Если уведомление направляется при помощи электронной почты, у адресата должна быть возможность установить от кого оно исходит. С этой целью обычно в тексте договора указывают адреса электронной почты, с которых будут направляться письма. Также подтвердить электронный адрес можно путем направления лицу, с которым предполагается обмен юридически значимой информацией, письменного сообщения, содержащего адрес своей электронной почты.

Необходимо понимать, что факт получения адресатом уведомления, возможно, придется доказывать в суде. В этой связи уведомления посредством электронной почты - далеко не оптимальный вариант . Хотя многие предпочитают именно такой вид связи за его оперативность. В таких случаях можно посоветовать согласовать в договоре одновременное направление уведомлений электронной (или факсимильной) связью и, одновременно, — почтой, курьерской службой, личным вручением.

Уведомление с помощью нотариуса

При необходимости иметь на руках «максимально весомое доказательство» отправления и вручения уведомления, можно воспользоваться возможностью, предоставленной статьей 86 Основ законодательства РФ о нотариате — передачей документов адресату нотариусом.

Уведомление через нотариуса — относительно дорогостоящая процедура. Тем не менее, она может быть полезна в ситуациях, когда:

• цена вопроса намного выше стоимости услуг нотариуса;
• нужно оказать психологическое давление на контрагента;
• требуется иметь максимум доказательств направления уведомления и принятия всех возможных мер для того, чтобы оно дошло до адресата.

Возможна передача документов нотариусом как в обычной письменной форме (на бумажном носителе), так и электронной почтой (документы заверяются электронной подписью нотариуса). При этом в качестве доказательств отправки и вручения документов нотариус выдает соответствующие свидетельства.

Устное уведомление

Имеется нюанс, вытекающий из содержания ч. 3 ст. 159 ГК РФ. Если между сторонами подписан договор и там не предусмотрена обязанность письменно уведомлять другую сторону о различных обстоятельствах, влияющих на исполнение договора, либо прямо предусмотрена возможность устных уведомлений, то стороны вольны ими довольствоваться. Однако это чревато тем, что в случае возникновения судебного спора в суде будет сложно доказать факт того, что такие уведомления имели место. Но наличие в договоре прямых указаний на необходимость устных уведомлений не лишает сторону права направить письменное уведомление в ситуации, когда она считает нужным получить доказательства доведения информации до адресата.

Задайте свой вопрос юристу!

Не всегда мы можем отдать некоторые документы лично в руки. И поэтому приходиться прибегать к услугам почты. Но отправить по почте – дело нехитрое. Но, как узнать дошло ли оно до того, кому было отправлено? Если ваше письмо очень важное, и вам необходимо знать, дошло ли оно до адресата, тогда вам необходимо отправить письмо с уведомлением. И если вы решили воспользоваться этой почтовой услугой, то стоит узнать, как отправить письмо с уведомлением.

1. Итак, у вас имеется некий важный документ, который необходимо отослать кому-либо. Для этого нужно отправить заказное письмо с уведомлением. Вы приходите на почту, и покупаете там специальный конверт и марки к нему.
2. Письмо помещаете в конверт, запечатываете. Далее нужно подписать конверт. Пишите адрес получателя и его имя. Также записываете свои данные. Не забудьте на конверте отметить, что у вас именно заказное письмо с уведомлением.
3. Теперь очередь заполнения самого уведомления, на котором на одной стороне вы пишите свои имя и адрес, а на другой адрес и имя получателя. Уведомление может быть нескольких видов:
   • Простое
   • Заказное
   • Наложенным платежом
   • Объявленной ценностью
4. Уведомление работники почты приклеивают с обратной стороны конверта таким образом, чтобы оно не закрывало адрес. Когда письмо будет доставлено по месту назначения, это уведомление будет снято с конверта и отправлено вам.
5. Теперь письмо остается взвесить, приклеить к нему все необходимые марки. Затем вам будет выдана квитанция об оплате услуги. Эта квитанция крайне важна для вас, так как на ней будет обозначаться подробная информация об отправленном вами письме:
   • ФИО и адреса отправителя и получателя
   • Тип отправления
   • Масса самого письма
   • Дата оправления письма
   • № штрихкода
   • Оплаченная сумма
   • Имя работника почты, отправившего письмо.
6. Эту квитанцию вы должны хранить, так как она, как и полученное вами уведомление о доставке письма, является документом, который вы можете предъявить в качестве свидетельства того, что письмо было отправлено лично вами в неком отделении связи, такого-то числа.
7. Последнее новшество Почты России таково: после оплаты квитанции вы получите 14-значный номер, который позволит вам отслеживать перемещение вашего письма по стране. Сделать вы это сможете на официальном сайте Почты России. Но, к сожалению, вам придется подождать недельку-другую, чтобы уведомление вернулось к вам в руки. Чтобы ускорить процесс доставки, вы можете выбрать и оплатить более быстрый, но и более дорогой, тип отправки, например, отправку 1 класса или авиа доставку.

Таким образом, отправить заказное письмо с уведомлением совсем несложно. Если вам нужно отправить важный документ или письмо, то вы смело можете воспользоваться этой почтовой услугой.

EBay блог – Заработать может каждый!

К ним могли бы отнестись: торговля электронными схемами и инструкциями, торговля бумажной продукцией коллекционного типа, открытками, небольшая и относительно мягкая и плоская сувенирная продукция и многие другие от самых простых, до самых экстремальных – торговля поцелуйчиками (отпечаток губ помадой на листе или фотографии) и мягкими грампластинками (если кто то помнит, такие были популярны в середине и конце прошлого века).

На любом заказном необходимо установить метку «заказное».

Главным преимуществом заказного является возможность получить информацию о месте нахождения письма в любой момент времени. Для этого каждому заказному письму присваивается идентификационный номер, по которому в интернете можно отследить, где находится письмо.

Кроме того, при отправке письма выдается квитанция, подтверждающая подачу письма.

Заказное письмо и другие виды отправки корреспонденции почтой

Конверт не заклеивается и подается вместе с двумя экземплярами описи, которые подписываются оператором, на них ставится печать. Один экземпляр возвращается клиенту, другой – в конверт. Сам конверт запечатывается пломбами. На письмо клеится штрихкод – персональный номер, по которому это регистрируется по всему пути следования, и, соответственно, может быть отслежено вами. Ценное выдается только под роспись в отделении связи.

Заказное письмо с простым уведомлением.

1 ответ. Москва Просмотрен 163 раза. Задан 2012-01-05 16:15:18 +0400 в тематике «Трудовое право» Подскажите, куда нужно обратиться, чтобы получить подтверждение о том, что моё письмо военкомат получил? В канцелярию? - Подскажите, куда нужно обратиться, чтобы получить подтверждение о том, что моё письмо военкомат получил? В канцелярию. далее

1 ответ. Москва Просмотрен 118 раз. Задан 2011-10-26 14:34:25 +0400 в тематике «Оборона военная служба, оружие» Уведомление от приставов - Уведомление от приставов.

Оформление заказного отправления осуществляется сотрудником почтового отделения, который проводит взвешивание письма, оценку, ставит отметку «заказное».

Такой способ пересылки документов имеет преимущество перед обычным отправлением: в любой момент времени стороны, обменивающиеся корреспонденцией, могут узнать информацию о месте нахождения пакета.

Как отправить заказное письмо правильно

Первый – это письма открытого типа, самый простой способ, но не очень надежный.Любой сотрудник почтового отделения может увидеть информацию. Они отправляются без конверта, просто сложенными, потому такое название и получили (их еще называют «открытками»).

Второй – это обычные письма. Самый известный и распространенный вид отправлений для многих людей, они вкладываются в конверт и пересылаются.

Как отправить заказное письмо с уведомлением?

Идете на почту и там сообщаете о том, что вам нужен бланк уведомления. Вам выдадут бланк, который нужно будет заполнить. Но нужно учесть, что уведомления бывают разные. Есть простое уведомление, заказное, также уведомление может быть с обозначением объявленной ценности (если например вы отправляете посылку и хотите ее застраховать), и уведомление наложенным платежом.

Чаще всего если это письмо, то используется простое или заказное уведомление.

Как отправить письмо с уведомлением о вручении? (1 из 2)

Данное уведомление и будет тем, необходимым подтверждающим документом.

Для отсылки придется лично отправиться на ближайший почтовый узел по месту нахождения. По приходу, необходимо уточнить, кто из операторов занимается заказными, и взять у него уведомление о вручении, и подписать конверт. В левой части конверта, в верхнем углу указать свои данные. Имя и отчество сокращать до инициалов не нужно.

Как отправить письмо с уведомлением

; обработка и печать адресов из базы данных на самоклеящихся этикетках; обработка (упаковка до 3-х вложений); печать списка регистрируемых отправлений (список Ф.103); предоставление отчета об отправке со штемпелем предприятия почтовой связи; НДС

конверт (Евростандарт); бланк уведомления; почтовый тариф по России для весом до 20 гр.

Как отправить претензию по почте.

И приходится бедному покупателю терять свое драгоценное время, обивая пороги магазина в течение нескольких дней.

Да очень просто. Закон позволяет потребителю отправить претензию по почте. Получается своего рода письменное доказательство, о котором, в принципе, говорится в ст. 63 ГПК РСФСР: «Письменными доказательствами являются. письма делового или личного характера, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела.

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

• трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
• чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
• при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
• Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
• Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

• обратный адрес отправителя;
• фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция	Дата	Место проведения операции		Атрибут операции	Вес (кг)	Объявл. ценность (руб.)	Налож. платеж (руб.)	Адресовано
		Индекс	Название ОПС					Индекс	Адрес
				Единичный
Обработка				Покинуло сортировочный центр
Обработка				Прибыло в место вручения
Вручение				Вручение адресату

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Наш совет

Для того чтобы не вписывать в журнал каждый раз одни и тот же текст, можно использовать сокращения, например: «Почта России» - ПР , экспресс-почта - ЭП , простое письмо - П , заказное - З , уведомление - У , опись - О и т.д.
Так же можно сократить и наименования отделов.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

	Почтовая служба	Вид письма	Адресат	Индекс	Адрес	Опись содержимого	Исполнитель	Дата отправки	Номер для отслеживания	Уведомление	Примечание
			Иванов К.И.		ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва	Приглашение на выставку
			Чайная плантация, ООО		ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград	Исх. № 3324-3 от 14.06.2014	Производственный отдел
			Зеркало, ООО		ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.	Исх. № 3354-2 от 15.06.2014	Технический отдел
			Промрегионгаз, ОАО		ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск	Исх. № 3465-6 от 17.06.2014	Юридическая служба				Возврат - получатель не явился за письмом

Заполняем графы таблицы

1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

• закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
• снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

Простые письма бросаются в почтовый ящик, где они и ждут своего адресата. С заказными дело обстоит иначе. Чаще всего они несут в себе важную информацию, касающуюся взаимодействия гражданина с различными государственными органами, в том числе судами, налоговыми службами, а также банками, страховыми компаниями. Нередко бывают ситуации, когда адресат не может по каким-то обстоятельствам получить их, и тогда у него возникает вопрос, сколько на почте хранится заказное письмо.

Отличие простых от заказных отправлений

Для отправления простого письма или открытки необходимо купить и наклеить на конверт марку и отнести отправление в специальный почтовый ящик для исходящей почты. И приходит такая корреспонденция адресату тоже через личный почтовый ящик, в который её бросает работник почты.

Заказные же письма отправляются с уведомлением о вручении. Почтальон передаёт их получателям лично. Факт вручения удостоверяется отметкой о получении, удостоверенной личной подписью.

Получить такую корреспонденцию разрешается и доверенному лицу по доверенности.

Заказным отправлениям присваиваются трехзначные номера, по которым можно отслеживать их перемещение либо на сайте Почты России, либо обратившись в почтовое отделение.

Чётко определён лимит заказного письма по весу и размерам: вес не должен превышать ста грамм, габариты не должны быть более предельного размера, составляющего 229Х324 мм.

На конверте обязательно указываются полные адреса получателя и отправителя.

Заказная корреспонденция отправляется строго в отделениях почтовой связи и оплачивается в соответствии с утверждёнными тарифами.

Существует ещё такой тип почтовых отправлений, как ценное письмо с вложением. На документы, составляющие вложение, составляется опись.

Простые письма бросают в ящик адресату, а заказные вручают лично в руки

Порядок получения заказной корреспонденции

Как только заказное письмо попадает на почту, адресату направляется извещение. Если в обозначенный в нём срок получатель не является за конвертом, то по истечении пяти суток он уведомляется повторно - лично и под подпись.

В случае если получатель принял уведомление, о чём свидетельствует его подпись, но за корреспонденцией не явился, то с него взимается плата за нахождение письма на почте сверх установленного лимита. Если и в этом случае адресат не получил его, то оно подлежит хранению в течение месяца.

Срок хранения на почте

Со дня поступления письма хранятся на почте в течение 30 суток. Адресат может продлить срок хранения регистрируемых отправлений (заказные и ценные) на срок до двух месяцев на основании письменного заявления.

Хранение судебных писем

Судебные отправления - это письма и бандероли, которые направляют суды и прокуратуры. Такие отправления содержат постановления, определения, решения судов и повестки.

Конверты таких отправлений проштамповываются и сопровождаются уведомлением о вручении.

Судебные письма получаются лично под подпись. Однако, если отсутствует возможность получения лично, то в случае доставки корреспонденции на дом любой совершеннолетний член семьи получателя правомочен его принять. Это объясняется необходимостью срочного уведомления адресата о решении суда или о его явке на судебное заседание. Поэтому и хранится судебная корреспонденция меньшее количество времени. Ведь вручённое после даты определения суда оно теряет свою актуальность.

Судебные письма хранятся не более семи календарных дней, а после отправляются обратно и подшиваются в дело. При этом отправитель не несёт расходы на повторную отправку.

Обычные отправления можно бросить в ящик почты, а заказные отправляются в отделениях почтовой службы

Истечение сроков хранения

По окончании срока хранения заказные и ценные письма посылают отправителю, который должен оплатить пересылку, и только тогда он сможет забрать свою корреспонденцию. Невостребованная корреспонденция уничтожается после 6 месяцев хранения.

Если вдруг адресат не смог в установленный срок получить заказное письмо, то необходимо обратится по месту его отправления в обозначенные полгода.

Заказные письма редко теряются и чаще всего находят своих получателей.

Сколько времени будут вас ждать простые открытки и письма: они не возвращаются отправителю и утилизируются по истечении 6 месяцев.

Нормативными документами предусмотрен порядок продления хранения на основании заявления получателя.

Нормативная база работы почты

Это, прежде всего, Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы: «О почтовой связи» и «О защите прав потребителей», а также собственная нормативная база Почты России.

При возникновении спорных ситуаций и видимых нарушений со стороны сотрудников почтовой службы надо помнить, что внутренняя нормативная база не должна противоречить требованиям ГК РФ и федеральных законов. И, соответственно, отсылка к нормам, прописанным во внутренних правилах, нарушающих права граждан и требования законодательства, неправомерна.

Полезно также знать и правила хранения на почте и получения и , но это уже другой разговор.

Что будет, если не получить судебное письмо. Видео