В организации существует 1 штатная единица менеджер по работе с клиентами. 30.12.2015 она уходит в декрет и необходимо на ее место взять другого сотрудника на время декрета, причем заранее, чтобы осуществить приемку-передачу дел.1. Можно ли в штатном расписании ввести еще 1 штатную единицу, а в примечании написать, что должность вводиться временно на период до 30.12.2015?2. Нужно ли будет в таком случае проводить процедуру сокращения штата, чтобы убрать временно введенную должность?3. И если все же нужно будет делать сокращение, то возможно ли как-то оформление на 1 штатную единицу 2 людей для приемки-передачи дел? Как всже правильно сделать?

В Вашей ситуации, если в штатном расписании имеется одна штатная единица «менеджер», а на период приема-передачи дел по данной должности одновременно будут трудиться два сотрудника, то в таком случае необходимо временно увеличить количество штатных единиц по данной должности, внеся изменения в штатное расписание. Далее, Вы вправе вывести временно введенную штатную единицу из штатного расписания. Изменения в штатное расписание внесите на основании приказа руководителя. В приказе укажите, какие изменения вносятся и причины, по которым вводится/удаляется штатная единица из штатного расписания. А в самом штатном расписании в разделе «Примечание» укажите номер и дату приказов о внесении изменений.

Обоснование

Можно ли принять на работу сотрудника в день увольнения прежнего сотрудника, ранее занимавшего ту же должность

Можно, но только при условии внесения изменений в штатное расписание.

В штатном расписании организации по каждой должности может быть предусмотрено несколько штатных единиц. При этом каждой штатной единице должен соответствовать только один сотрудник. Если новый сотрудник будет принят на работу в день увольнения прежнего, то получится, что за одной штатной единицей закреплены сразу два сотрудника, что противоречит назначению и принципам составления штатного расписания. В таком случае потребуется внести изменения в штатное расписание: временно увеличить количество штатных единиц по должности или включить в штатное расписание новую должность (например, заместителя), а на следующий день после увольнения прежнего сотрудника перевести на его должность новичка (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Внесение изменений в штатное расписание оправданно, когда есть необходимость, чтобы сотрудники совместно работали достаточно продолжительное время. Вносить изменения на один день не представляется целесообразным. Поэтому в такой ситуации рекомендуется дождаться увольнения сотрудника, а уже на следующий день оформить прием на работу нового.

Нужно ли указывать в штатном расписании должности временных и сезонных сотрудников

Ответ на этот вопрос зависит от конкретных обстоятельств приема на работу.

Так, если в организации возникла необходимость принять временного сотрудника на время отсутствия основного сотрудника, за которым сохраняется место работы (болезнь, отпуск, командировка и т. п.), то никаких изменений в штатное расписание вносить не нужно. Временный сотрудник принимается для выполнения работы лишь на время отсутствия основного сотрудника на его рабочее место (абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).

В то же время у работодателя может появиться необходимость выполнения временных (до двух месяцев) или сезонных работ, которые обуславливаются краткосрочностью работ либо необходимостью их выполнения в течение определенного периода в силу природных или климатических условий (абз. , ч. 1 ст. 59 ТК РФ). В результате у работодателя на определенный период возникают новые рабочие места. В этом случае необходимо внести соответствующие изменения в штатное расписание, а по окончании установленного периода – вывести должности из него. В случае с сезонными сотрудниками с целью избежать необходимости постоянно вносить изменения в штатное расписание можно сделать примечание о сезонном характере работ, указав сезон в графе 10 «Примечание», если организация применяет унифицированную форму. Вне сезона такие должности будут числиться вакантными.

Как внести изменения в штатное расписание? И как часто их можно вносить?

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Соответственно, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости внести в него какие-либо изменения не нужно.

Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (), организационные или технологические изменения ()и т. д.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно двумя способами:

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

Пример внесения изменений в штатное расписание

Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. С этой целью он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание .

• Скачайте формы

Несколько работников могут быть приняты на одну должность, разделяя между собой полную ставку (штатную единицу) и выполняя работу на условиях внешнего совместительства на 0,1 или 0,2 ставки.

Структуру и численность работников организации работодатель вправе определять самостоятельно с учетом особенностей деятельности и потребностей организации, технологии производства работ, спроса на выпускаемую продукцию, планов на дальнейшее развитие и т.п. Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации используется штатное расписание, которое составляется работодателем по унифицированной форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 1 .

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным этим же постановлением Госкомстата (далее - Указания), штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

В графе 3 формы № Т-3 отмечается наименование должности (специальности, профессии) с указанием разряда, класса, категории, квалификации, а в графе 4 - количество штатных единиц по этой должности (профессии, специальности).

При этом согласно Указаниям при заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и прочее.

Таким образом, Указания допускают возможность обозначения в штатном расписании неполных, дробных штатных единиц. Очевидно, что количество фактически работающих сотрудников не может быть дробным. Следовательно, количество работников и количество штатных единиц - не одно и то же.

По смыслу Указаний одна полная штатная единица, зафиксированная в штатном расписании, означает потребность работодателя в труде одного сотрудника в течение нормальной продолжительности рабочего времени. Иными словами, штатная единица обозначает объем работы по должности, а не количество работников, ее выполняющих.

Такого понятия, как ставка, ТК РФ не содержит. Исходя из смысла, который вкладывается в этот термин, работа по какой-либо конкретной должности в течение всей нормальной продолжительности рабочего времени считается работой на полную ставку и равнозначна объему работы одной штатной единицы.

Законодательство не содержит ограничений на выполнение работы по одной должности несколькими работниками.

В связи с этим полагаем, что работодатель вправе принимать на должность в пределах одной штатной единицы (ставки) двух и более работников, работающих на условиях как внутреннего, так и внешнего совместительства, в том числе и в случае выполнения этими работниками работы по 0,1 или 0,2 ставки (см., например, решение Ступинского городского суда Московской области от 10.02.2012 по делу № 2-452/12, постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.09.2010 № 09АП-21302/2010, ФАС Северо-Кавказского округа от 30.08.2010 по делу № А32-53397/2009-51/1073 и от 20.08.2010 по делу № А32-53302/2009-66/936).

1 Напоминаем, что с 2013 г. применение унифицированных форм не является обязательным. Подробнее об этом читайте на стр. 62 журнала № 5’ 2013.

Возможно ли оформление нескольких человек на одну штатную единицу. Количество людей не ограничено? Наименование единицы в штатном расписании должно соответствовать полностью? Можно принимать безкатегорийного специалиста на единицу, например, второй категории? или необходимо вносить изменения в штатное расписание? Есть ли какие то ссылки на статьи и руководящие документы?

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовое законодательство допускает оформление нескольких работников на одну штатную единицу. При этом количество работников на одну штатную единицу законодательство не ограничивает. Здесь действуют принципы целесообразности.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.

1. Если несколько работников оформлены на одну штатную единицу (например, штатная единица разделена между 4 работниками по 0,25 части) в штатном расписании указывается одна штатная единица.

Таким образом, количество работников и количество штатных единиц, указанных в штатном расписании, может не совпадать.

2. Работодатель при составлении штатного расписания вправе вводить категории работников. Часто такие категории водятся для обоснования разного размере заработной платы по должности с одним наименованием.

Вместе с тем, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, или соответствующим положениям профессиональных стандартов (ч.2 ст.57 ТК РФ).

Соответственно, в штатном расписании должны именоваться также как потом они будут именоваться в трудовом договоре. Если в штатном расписании бухгалтер 1 категории, то трудовой договор нельзя заключить на выполнение трудовой функции бухгалтера 2 категории. Этот вывод можно сделать на основании ст. 57 ТК РФ, согласно которой трудовая функция - работа по должности в соответствии со штатным расписанием…

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация : Как составить штатное расписание

Назначение документа

Обязательность составления

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

• штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;

• штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

В государственных и муниципальных учреждениях

Форма документа

Унифицированная форма штатного расписания утверждена .

С 1 января 2013 года в связи с принятием применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют . Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе как продолжать использовать унифицированные формы, так и .

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются .

Вопрос из практики: как определить штатную численность сотрудников организации или подразделения

Штатную численность сотрудников организации или отдельного подразделения определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления.

По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора ().

В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, такие предусмотрены для бюджетных организаций. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основании которых рассчитывается необходимое число сотрудников для выполнения той или иной трудовой функции.

Штатную численность сотрудников на основе нормативов по труду можно определить по формуле:

Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается за 2000 часов.

Вопрос из практики: как указывать наименования должностей и профессий при составлении штатного расписания

При оформлении штатного расписания работодатель может использовать форму , утвержденную , или . В указанной формы нужно внести наименования должностей (специальностей, профессий) для штатных единиц организации. По общему правилу должности предусматриваются для сотрудников, которые занимаются в первую очередь умственным трудом: управлением, сбором, анализом, обработкой информации (например, заместитель начальника производственного отдела, заведующий кафедрой). В свою очередь понятие «профессия» в большей мере относится к сотрудникам, занятым производственным процессом, физическим трудом (строители, электрики, механики).

Наименования должностей и профессий работодатель, как правило, определяет по собственному усмотрению. Например, должность руководителя организации может значиться в штатном расписании как директор, генеральный директор, президент компании и т. п.

Однако, если с выполнением работ по определенным должностям или профессиям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот (досрочную пенсию, дополнительный отпуск) либо устанавливает какие-либо ограничения, то наименования таких должностей и профессий должны соответствовать или соответствующим положениям . Указанное соответствие должно наблюдаться как в с сотрудником, где будет указана его должность (выполнение работ по профессии), так и в штатном расписании организации. Это следует из положений части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ. Несоблюдение указанного условия лишит сотрудника права на получение льгот и компенсаций.

Говоря о квалификационных справочниках, в первую очередь необходимо пользоваться следующими из них:

• , утвержденный ;
• , утвержденный ;
• , утвержденный ;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.

Помимо вышеперечисленных документов, организациям следует руководствоваться также:

• , работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденным ;
• , дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержденными .

Вопрос из практики: как отразить в штатном расписании должности с разрядами и категориями, если каждой категории соответствует свой оклад. Определена общая численность сотрудников по должности с соответствующим разрядом, при этом количество штатных единиц по каждой из категорий не нормируется и рассчитывается по факту приема сотрудников на работу

В штатном расписании следует отразить количество штатных единиц по каждой категории должностей. Иной подход фактически означает, что все должности, независимо от категорий, тождественны, что при условии различия окладов по ним является дискриминацией в сфере труда и может повлечь за собой

В штатном расписании Работодателя предусмотренная одна штатная единица системного администратора, работодатель принял одного работника по внешнему совместительству на 0,5 ставки и одного работника по внутреннему совмещению на 0,25 ставки. Правомерно ли данное, имеет ли право работодатель принять двух работников на одну должность?

Ответ

Да, правомерно. При этом, работодатель может принять на еще 0,25 ставки сотрудника.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры» .

Ситуация: Можно ли разделить ставку на части - 0,75, 0,25, 0,1 и т. д. или есть какие-то рамки

«В общем случае в законе нет никаких рамок, чтобы делить одну ставку на части. Исключение только совместители, они могут занимать до 0,5 ставки.

Работу по должности в течение стандартного рабочего времени - 40 часов в неделю считают одной полной ставкой (ст. 91 ТК РФ). То есть ставка - это отношение часов, которые сотрудник отработал за неделю, к норме рабочих часов, которую сотрудник должен отработать за полный оклад.

Структуру и численность сотрудников организации работодатель вправе определять самостоятельно, согласно особенностям и потребностям. Чтобы оформить штатную численность организации, используют штатное расписание. Если работодатель устанавливает по должности неполные штатные единицы, то он может в штатном расписании указать количество штатных единиц в соответствующих долях. Например 0,25; 0,5; 1,75 и т. д.* (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это возможно, если сотрудник работает в режиме неполного рабочего времени или по совместительству, тогда его работу оплачивают пропорционально отработанному времени (ст. 93 ТК РФ). А количество часов, которые сотрудник должен отработать, - пропорционально размеру ставки, которую он занимает. Например, если сотрудник работает два дня в неделю, по 8 часов в день, при стандартной продолжительности работы 40 часов в неделю и 8 часов в день его ставка будет составлять 0,4 - то есть 16 часов делим на недельную норму 40 часов. Аналогично рассчитывают 0,25; 0,5; 0,75; 0,8 ставки и т. д. В общем случае закон не указывает рамки, как разбивать одну ставку на части (ст. 93, 284 ТК РФ). Исключение только совместители, они могут занимать до 0,5 ставки.

Вадим К. написал заявление об увольнении по собственному желанию, как и положено по закону, за две недели. Однако в последний день работы его планы изменились. Он решил остаться в компании и отозвал ранее поданное им заявление. Но что делать работодателю? Ведь на место Вадима уже принят новый сотрудник. Давайте посмотрим, как в ОАО «Консул» разрешилась ситуация, когда прежний работник не уволился, а с новым уже заключен трудовой договор.

Публикация

Как это было?

Вадим К. работал в ОАО «Консул» начальником технологического отдела. После того, как он подал заявление об увольнении по собственному желанию (17 августа), на его место стали подыскивать нового сотрудника. Дело в том, что трудовой договор с ним предстояло расторгнуть 31 августа (через две недели со дня предупреждения), а с 1 сентября в компании планировалось запустить новую производственную линию. И нужен был работник, который бы организовывал и контролировал всю эту процедуру. Перенести увольнение на более позднее время Вадим наотрез отказался.

Из всех кандидатов, претендующих на эту должность, по квалификационным требованиям и имеющемуся опыту руководящей работы был выбран Михаил С.

28 августа с ним заключили трудовой договор, в котором было указано, что он вступает в силу с момента подписания (то есть с 28 августа), а приступить к работе Михаил обязан 1 сентября. Казалось бы, что все сделано правильно. Ведь Трудовой кодекс не запрещает заключать трудовой договор заранее. Но после того как трудовой договор с новым сотрудником был подписан, и один экземпляр выдан ему на руки, поступило заявление от Вадима об отзыве ранее поданного им заявления об увольнении.

Что делать в таком случае? Ведь два человека не могут занимать одну и ту же должность. Руководитель компании в тот же день поручил кадровику разобраться в сложившейся ситуации.

Можно ли отказать в отзыве заявления об увольнении?

Начальник отдела кадров Мария К. вначале решила разобраться, можно ли отказать сотруднику компании в отзыве заявления об увольнении. Ведь Вадим заявил об отзыве в последний день работы (31 августа), когда приказ о расторжении с ним трудового договора уже подписан и бухгалтерией произведен расчет. Не пропущен ли им срок для такого обращения?

Рассуждала она так. Как следует из содержания части четвертой статьи 80 Трудового кодекса, до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Исходя из общих правил исчисления сроков (ст. 14 ТК РФ) течение сроков, связанных с прекращением трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений. А это значит, что последний рабочий день является и последним днем, когда работник имеет право изменить свое решение об увольнении и отозвать заявление. Получается, что по данному основанию отказать сотруднику в отзыве заявления нельзя.

А в каких случаях это можно сделать? Отказать в отзыве заявления и произвести увольнение работника (в соответствии с ранее поданным им заявлением об увольнении) по закону (ч. четвертая ст. 80 ТК РФ) можно только в одном случае: если на его место приглашен в письменной форме другой сотрудник, которому (согласно Трудовому кодексу и иным федеральным законам) не может быть отказано в заключении трудового договора.

Из трудового кодекса РФ

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными право¬выми актами Российской Федерации или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.
Части первая – третья статьи 61

Если учитывать, что нельзя отказать в приеме на работу сотрудникам, приглашенным в порядке перевода от другого работодателя (ч. четвертая ст. 64 ТК РФ), то получается, что отказать Вадиму в отзыве заявления было бы возможно, если бы Михаил С., принятый на его место, относился к этой категории. И на это имелись бы соответствующие подтверждающие документы. В частности, официальное письмо, адресованное к другому работодателю, с просьбой уволить Михаила С. с его согласия в порядке перевода в ОАО «Консул» на должность начальника технологического отдела.

Открытое акционерное общество «Консул» ОАО «Консул» В связи с отзывом начальником технологического отдела Кузнецовым В.А. заявления об увольнении по собственному желанию от 17 августа 2009 г. и в соответствии со статьей 80 Трудового кодекса ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Отменить приказ от 28 августа 2009 г. № 45 о прекращении трудового договора с Кузнецовым В.А. 2. Начальнику отдела кадров Ткачевой Н.Р. довести настоящий приказ до сведения всех заинтересованных лиц. Основание: заявление Кузнецова В.А. от 31 августа 2009 г. об отзыве заявления об уволь­нении от 17 августа 2009 г. Генеральный директор Завьялов А.С.Завьялов С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров Ткачева Н.Р.Ткачева 31.08.2009 Главный бухгалтер Глебова С.Е.Глебова 31.08.2009 Начальник технического отдела Кузнецов В.А.Кузнецов 31.08.2009

Но поскольку такого письма нет, а новый сотрудник принят на общих основаниях (не в порядке перевода), то Вадим имеет полное право продолжить работу в компании. Заявление об увольнении по собственному желанию им отозвано. Следовательно, оснований для расторжения с ним трудового договора нет.

Мария в тот же день подготовила приказ об отмене ранее изданного приказа об увольнении Вадима К. (см. образец).

Можно ли аннулировать трудовой договор, заключенный с новым сотрудником?

Итак, поскольку расторгнуть трудовой договор с прежним работником нельзя, Мария стала анализировать ситуацию, связанную с новым сотрудником. В частности, можно ли аннулировать заключенный с ним трудовой договор до выхода его на работу.

Но, как оказалось, сделать это не так-то просто. Согласно статье 61 Трудового кодекса аннулировать трудовой договор можно лишь в случае, если вновь принятый сотрудник в установленный трудовым договором срок не приступит к работе. Причем независимо от причины невыхода его на работу. Аннулировать трудовой договор можно, даже если сотрудник не сможет приcтyпить к работе в связи с болезнью. В этом случае при условии, что он заболел в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования, за работником сохраняется право на получение пособия по обязательному социальному страхованию. Но восстанавливать с ним отношения работодатель будет не обязан, так как аннулированный трудовой договор считается незаключенным.

Но поскольку дата (1 сентября), с которой новый сотрудник должен приступить к работе, еще не наступила, оснований для аннулирования трудового договора нет. В противном случае (имея на руках экземпляр трудового договора) он вправе обратиться в суд. И у него будут все шансы выиграть это дело.

Выход найден

Мария понимала, что разрешить ситуацию, когда прежний сотрудник намерен продолжить работу по занимаемой должности, а новый (принятый на его место) - приступить к работе по этой же должности, можно только через перевод одного из них на другую должность.

Но можно ли предложить перевод вновь принятому сотруднику? Ведь, чтобы осуществить перевод, вначале он должен приступить к работе по должности, указанной в трудовом договоре. Получается, что перевести его (в случае согласия) можно, но не ранее 2 сентября. Поэтому, предварительно согласовав этот вопрос с руководителем компании, она предложила новую должность старому сотруднику Вадиму. А именно - возглавить вновь созданный производственный отдел. Вадим согласился. В тот же день с ним было заключено дополнительное соглашение к трудовому договору и издан приказ о переводе на другую должность.

Несмотря на то, что ситуация в целом разрешилась благополучно, она послужила уроком для работодателя. Ведь излишняя поспешность в оформлении приема на работу на рабочее место, которое не является вакантным, могла привести к трудовому спору