Как утвердить штатное расписание и не допустить ошибок, об этом читайте в статье. Документ необходим всем, поэтому нужно ответственно подходить к его составлению, оформлению и утверждению.

Из этой статьи вы узнаете:

• как ввести в действие штатное расписание;
• каков порядок утверждения штатного расписания;
• какие документы нужны для утверждения документа;
• форму и образец приказа об утверждении штатного расписания.

Введение штатного расписания

В штатном расписании отражены такие сведения, как численность работников компании, их зарплата, вакансии предприятия, подразделения, дата и номер приказа и т.д. Разработкой документа занимается кадровый специалист, но руководство компании может назначить и другого сотрудника, в чьи обязанности будет входить составление и внесение изменений в локальный акт. Например, часто это вменяется бухгалтеру, юристу или экономисту компании.

Предварительно нужно издать приказ об утверждении штатного расписания на 2017 год, который позволит избежать ошибок. В нем указывают дату составления документа, структуру и период действия. Авторы-разработчики должны быть ознакомлены с приказом руководства, о чем в документе ставится подпись всех причастных. Если в локальном акте впоследствии будет найдена ошибка, ответственность за это понесет руководитель и разработчик.

Читайте также:

Алгоритм введения штатного расписания выглядит так:

Шаг № 1 Издается приказ о составлении штатного расписания.

Шаг № 2 Приказ регистрируется в журнале.

Шаг № 3 С документом знакомятся заинтересованные сотрудники.

Шаг № 4 Изучается общая структура организации.

Шаг № 5 Составляется непосредственно штатное расписание.

Шаг № 6 Изданный документ согласовывается с руководством.

Шаг № 7 Подготавливается еще один приказ об утверждении расписания.

Шаг № 8 Документ регистрируется в журнале.

Прежде чем издавать приказ на штатное расписание, руководитель должен выбрать ответственного за ведение и хранение документа. Обычно в роли него выступает специалист кадровой службы. При этом подписывает расписание руководитель кадрового департамента или главный бухгалтер, но если таковых в компании нет, расписывается директор или иное уполномоченное лицо.

Руководство организации может вносить в штатное расписание любую информацию, которая позволяет оптимизировать работу. При этом документ может распространяться как на одно подразделение, так и на все предприятие. Каждому подразделению присваивается код, нужный для оптимизации документооборота.

Читайте также:

Порядок утверждения штатного расписания в 2017 году

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Подготавливая приказ о новом штатном расписании не нужно перегружать образец лишней информацией. Название организации в документе должно строго соответствовать тому, что использовалось при регистрации компании. После слова «Утверждаю» следует указать текущую дату, а также номер приказа об утверждении нового штатного расписания. Учитывайте, что недопустимо писать цифры прописью!

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания. Скачать образец на 2019 год можно ниже.

Такой локально нормативный акт, как обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия - кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется , размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

Вам будет интересно:

Обходной лист при увольнении: как составить, можно ли обойтись без него

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению, если он затрагивает трудовую деятельность работника. Например, если зарплата работника зависит от штатного расписания. В иных случаях, по мнению Роструда ознакомление сотрудников с ним не обязательно.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа , либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 год

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

• Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
• Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
• Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
• Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
• Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Вам будет интересно:

Приказ об утверждении положения о премировании: как правильно составить

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

• Появляется новая должность;
• Изменение названия должности;
• Сокращение размера штата;
• Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
• Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.

Если в организации есть сотрудники, то независимо от численности штата, необходимо составить и утвердить штатное расписание, которое закрепляет численность работников, их должности, размеры окладов и надбавок.

Обычно штатное расписание утверждают на год до его начала, например в декабре 2018 года на 2018 год. Чтобы применять штатное расписание и вносить в него корректировку, необходимо издать соответствующий приказ. Именно приказ об утверждении штатного расписания (образец смотрите ниже) является нормативным актом, относящимся к основной деятельности организации. Расписание вступает в силу только после того, как руководитель утверждает документ.

Запрета на изменение штатного расписания нигде не установлено, поэтому изменять, дополнять или сокращать перечень должностей можно и в течение года. Все корректировки вносят опять же на основании приказа. Скачать бланк и образец приказа на штатное расписание можно по ссылке ниже.

Приказ об утверждении штатного расписания на2018 год: как составить

Если для штатного расписания Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму Т-3, то для приказа типового бланка нет. Поэтому составить его можно в свободной форме, но обязательно на бланке организации и включить в него:

• наименование компании;
• номер ИНН, КПП, ОКПО;
• номер распорядительного акта;
• город нахождения головного офиса;
• дата создания;
• содержание;
• приложение;
• Ф.И.О., должность и подпись директора;
• Ф.И.О., должности работников, ознакомленных с актом, их подписи.

Приказ об утверждении штатного расписания (бланк)

Ниже приведем образец приказа об утверждении штатного расписания.

Приказ на утверждение штатного расписания образец 2017

Чтобы упростить процесс подготовки приказа, можно взять стандартный бланк и изменить его в соответствии с действующим штатом. В шапке приказа следует указать название организации и организационно-правовую форму, номера ИНН, КПП и ОКПО. Номер приказа — в соответствии с учетом документации в организации, город нахождения головного офиса и дату составления документа.

Готовый приказ о вводе штатного расписания подписывает руководитель (директор), главбух, помощник бухгалтера, секретарь.

Образец приказа о штатном расписании образец2018 (скачать)

Отметим, штатное расписание — плановый документ. И чаще всего его составляют на один год. Однако в нем невозможно предусмотреть все изменения организационной структуры, окладов, надбавок, которые могут произойти за календарный год. Поэтому достаточно часто штатное расписание приходится корректировать. Для этого можно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, если они незначительны, или, если в организации происходят значительные перемены, издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Если в компании проводится сокращение штата или численности работников, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после уведомления сотрудников о предстоящем увольнении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). До этого момента нельзя исключить из штатного расписания должности, занимаемые сокращаемыми сотрудниками.

Приказ об утверждении штатного расписания обособленного подразделения

Расписание составляют на всю компанию. Для филиалов, представительств или других обособленных подразделений отдельное расписание утверждают, только если это прямо прописано во внутренних документах и у руководителя подразделения есть на это полномочия. Например, право утверждать расписание подразделения прописано в доверенности.

В документе помимо наименования структурных подразделений, должностей и окладов нужно указать реквизиты приказа об утверждении штатного расписания. Кроме того — дату, с которой вводится в действие расписание.

Оклады по одинаковым должностям в расписании должны быть равными. Иначе инспекторы могут счесть это нарушением трудовых прав работника. Поэтому если надо, чтобы оклады отличались, то безопаснее установить и разные должности, например не просто бухгалтер у обеих сотрудниц, а бухгалтер по зарплате, бухгалтер по расчету НДС и т. д.

Также рискованно устанавливать так называемую вилку окладов, к примеру, от 20 тыс. до 30 тыс. рублей. Инспекторы считают, что это нарушение трудовых прав работника, поэтому возможен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Судьи иногда соглашаются, что главное — зафиксировать конкретный оклад в трудовом договоре (определение Ленинградского областного суда от 24.11.2010 № 33-5569/2010). Но все же проще установить в штатном расписании твердый оклад. А если потом надо будет его увеличить, то сделать это можно через повышение сотрудника в должности.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Среди локальных актов хозяйствующего субъекта особое место занимает штатное расписание, отражающее имеющиеся в компании профессии и вознаграждения работникам. Чтобы документ имел юридическую силу надо ввести в его действие, для чего используется приказ об утверждении штатного расписания. Он формируется отделом кадров и визируется директором компании.

Штатное расписание не относится к на предприятии, которые согласно законодательству должны обязательно существовать в компании. Тем не менее для обоснования расходов и в целях планирования желательно данный акт разрабатывать.

Очень часто при проверке субъекта бизнеса проверяющие органы запрашивают штатное расписание организации среди основных документов.

Росстатом предусмотрена стандартизированная форма для данного акта Т-3, компании дано право создавать расписание в свободной форме.

Данные из штатного расписания используются при составлении трудовых контрактов с работниками. Информация о необходимом количестве сотрудников по определенным профессиям определяет наличие потребности в трудовых ресурсах.

Внимание! вводится в основном продолжительностью на год. В компаниях, где в штате работников происходит мало изменения, данный документ может действовать продолжительное время, которое превышает один год.

Разработанный проект данного акта, согласовывается с профсоюзом, после чего его надо ввести в действия.

Приказ об утверждении нового штатного расписания формируется в свободной форме на фирменном бланке компании. После этого он подписывается руководителем и регистрируется в книге приказов.

При этом штатное расписание идет к нему в качестве приложения. На самом локальном документе проставляется гриф утверждено. При этом на данном акте нужно отразить реквизиты вводящего его в действие приказа о штатном расписании.

Внимание! Со штатным расписанием необходимо ознакомить работников предприятия под роспись. Это можно сделать с помощью ознакомительного листа, оформляемом на каждого работника, или же специального журнала.

Экземпляр штатного расписания должен быть в кадровой службе, экономическом отделе и т. д.

Если в процессе деятельности происходит изменение организационной структуры, появляются новые должности, а старые исключаются, то они должны быть оформлены соответствующим приказом.

Небольшие коррективы не требуют прекращения действия старого документа. При использовании его необходимо просто учитывать приказы на внесения изменений, которые должны храниться вместе с самим актом.

Надо учитывать, что если происходят значительные изменения, то рекомендуется разработать новое штатное расписание и ввести его в действие. Для этого составляется .

Внимание! В случае, если изменения затрагивают должностные оклады по профессиям, на которых в данный момент работают люди, то нужно будет отразить данные новшества и в трудовых контрактах путем составления доп. соглашений к ним.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Скачать , Word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ о штатном расписании формируется на фирменном бланке компании, на котором указывается его полное наименование, регистрационные коды (ИНН, ОГРН), а также адрес и контактные телефоны.

Ниже в центре строки указывается название издаваемого документа – «Приказ». Здесь же рядом записывается номер распоряжения по очередности, который в дальнейшем будет зафиксирован в книге приказов.

В следующей строке следует отразить наименование издаваемого приказа «Об утверждении штатного расписания».

Затем немного отступив, указывается вводная часть распоряжения, в которой обосновывается необходимость штатного расписания на предприятии.

После этого посередине строки записывается: «ПРИКАЗЫВАЮ».

Потом желательно с указанием пунктов изложить содержание распоряжения:

• Утвердить составленное штатное расписание на предприятии. Здесь обязательно нужно прописать количество штатных единиц, которое предусмотрено этим документом, а также общий фонд зарплаты за календарный месяц;
• Ввести его в действие, в этой части нужно отразить с какой именно даты оно вступает в силу. Если не указывается дата, то считается, что такой акт вступает в силу с момента издания самого приказа на его утверждение;
• При необходимости признать утратившим силу предыдущее штатное расписание;
• Назначить ответственного, который будет осуществлять контроль за исполнением данного документа. Если есть в штате главный бухгалтер и кадровый работник, то эта обязанность возлагается на них.
• Назначить ответственного лица, которое будет осуществлять знакомство персонала компании с этим документом.

После этого документ подписывается руководителем предприятия с обязательной расшифровкой его должности и личных данных.

Штатное расписание - документ, помогающий наладить, отрегулировать и оптимизировать деятельность предприятия. В нем отражаются такие показатели, как численность штата и структура организации, перечень профессий (должностей) и их суммарное количество, размеры назначенных сотрудникам окладов, доплат и иных надбавок.

Для того, чтобы документ вступил в силу, руководителем предприятия подписывается приказ на штатное расписание, которого можно найти и скачать в интернете.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Порядок действий

Штатное расписание следует оформлять по , которая была утверждена Госкомстатом в 2004 году.

В соответствии с данным актом, в форме обязательно указываются данные о численности, структуре, составе компании, наличии подразделений, количестве штатных единиц и прочие.

Образец бланка штатного расписания можете скачать .

Каждое предприятие (ЗАО, ООО или ИП), осуществляющее деятельность на территории Российской Федерации, обязано составлять штатное расписание - об этом говорится в Письме Федеральной службы по труду и занятости под номером 2016-6-6, датируемым 8.07.2010г.

А Роструд поясняет, что организации должны составлять данный документ в соответствии со статьей под номером 57 ТК РФ, поскольку его отсутствие затрудняет проведение мероприятий, связанных с изменениями в составе, численности, структуре и других параметрах.

Документация считается вступившей в силу только после того, как подписан приказ на штатное расписание, который издает руководитель предприятия.

Общий порядок составления, процедура оформления и утверждения документации таковы:

1. Издается о составлении штатного расписания.
2. Приказ регистрируется в Журнале распоряжений по основной деятельности.
3. С Приказом знакомятся ответственные лица, ставят под ним свои подписи.
4. Составляется и согласовывается штатное расписание.
5. Издается Приказ об утверждении составленного документа. При этом в самом расписании в графе «Утверждено» следует проставить дату издания Приказа и его порядковый номер.
6. Изданный Приказ регистрируется в Журнале документов.

Примерную форму приказа скачивайте бесплатно.

Даты составления штатного расписания, приказа о вступлении его в силу и начала действия могут значительно отличаться. Если требуется оформить распорядительный акт на следующий год , то в приказе указывается конкретная дата, когда штатное расписание начнет действовать.

Распорядительный акт подписывается руководителем предприятия или лицом, на которое возложены данные полномочия.

Штатное расписание составляется каждый год или нет?

Срок, на который будет действителен документ, определяется непосредственно руководящим лицом - документация может действовать как всего полугодие, так и на протяжении нескольких лет.

Но, если на предприятии происходили , например - было сокращение штата, вносить изменения в документацию требуется сразу же.

Кем утверждается документ?

Руководство компании может самостоятельно вносить изменения в штатное расписание и, соответственно, согласовывать его без уведомления и получения согласия учредителей, если в Уставе компании данный момент не отмечен как обязательный.

Данное положение регулируется статьей ТК под номером 22 , где говорится, что работодатель имеет право принимать самостоятельно, без дополнительного согласования с учредителем, локальные акты.

На самом штатном табеле в обязательном порядке должны присутствовать подписи главного бухгалтера и непосредственного начальника кадровой службы.

Подпись генерального директора заменяется оттиском печати, которая ставится на графу «Утверждено» поверх даты вступления утверждающего приказа в силу.

Если штатное расписание занимает более чем один лист , подписи могут ставиться как на каждой странице, так и только на последней - четкого руководства по данной процедуре нет.

Кто издает приказ?

Обычно составлением штатного расписания занимается экономист по труду , но если такая должность не предусмотрена в компании, то ее руководитель назначает ответственным за разработку штатного расписания другого сотрудника компании.

Т.к. сотрудник может не иметь в своих должностных инструкциях и данной обязанности, то ответственность за создание штатного расписания должна быть прописана в распорядительном акте, которым является приказ руководителя.

В приказе об утверждении обязательно указываются следующие реквизиты :

• полное название предприятия;
• местонахождение организации;
• порядковый номер;
• дата выхода распорядительного акта;
• занимаемая должность и подпись руководителя с расшифровкой;
• подписи с расшифровками и наименования должностей лиц, которые ознакомлены с Приказом.

Основная часть приказа состоит из:

• «шапки», располагающейся посередине листа, здесь может быть написано «Приказ»;
• далее печатается «об утверждении штатного расписания»;
• далее указывается необходимая информация и пояснения, если они имеются.

Кроме того, в основную часть распорядительного акта могут входить такие сведения, как:

1. общее количество единиц в штате;
2. совокупный месячный зарплатный фонд;
3. дата начала действия нового расписания, его порядковый номер и дата, когда он утвержден;
4. ФИО несущего ответственность за исполнение данного Приказа;
5. количество листов, которое занимает согласованное расписание.

Пример приказа об утверждении и введении в действие штатного расписания:

ПРИКАЗ

12.03.2001 №3/241

В связи с необходимостью совершенствования системы управления и организационно-штатной структуры

Приказываю:

1. Утвердить штатное расписание согласно Приложению 1.
2. Ввести в действие штатное расписание с 21.03.2001.
3. Главному бухгалтеру Ивановой А.И. сформировать фонд оплаты труда.
4. Контроль настоящего приказа оставляю за собой.

Подпись, печать, дата.

Штатное расписание, утвержденное приказом руководства о вступлении его в силу, должно быть на каждом предприятии. Отсутствие данной документации может быть расценено трудовой инспекцией и иными проверяющими органами как нарушение, за что статьей КоАП под номером 5.27 предусмотрена ответственность для руководителя.

Своевременное оформление документации и грамотное внесение в нее изменений позволит избежать проблем и обеспечит оптимально эффективную деятельность организации.

Все о штатном расписании узнайте в ролике: