Средняя численность – это показатель, от которого зависит право фирмы на льготы. Вот некоторые из них:
- возможность применять упрощенную систему налогообложения (пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ);
- возможность сдавать упрощенную статистическую отчетность (приказ Росстата от 31 декабря 2009 г. № 335);
- льготы по НДС (пп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ), по налогу на имущество (ст. 381 НК РФ), по налогу на землю (п. 5 ст. 395 НК РФ);
- льготы для малых предприятий (Закон от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства»).
Обратите внимание: с 1 января 2008 года все компании должны представлять в сведения о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год не позднее 20 января текущего года.
Правила средней численности работников содержит приказ Росстата от 12 ноября 2008 года № 278 «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения: ... № П-4 „Сведения о численности, заработной плате и движении работников“...».
Средняя численность включает:
- среднесписочную численность работников;
- среднюю численность внешних совместителей;
- среднюю численность работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам.
Списочная численность
Чтобы подсчитать среднесписочную численность, необходимо сначала определить списочную численность работников за каждый календарный день отчетного периода (например, месяца – с 1-го по 30-е или 31-е число, а для февраля – по 28-е или 29-е число). В списочной численности учитывают:
- работников, оформленных по трудовому договору которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и больше;
- собственников фирмы, работающих и получающих в ней зарплату.
Причем учитывают как фактически работающих, так и отсутствующих на работе по каким-то причинам. Таким образом, в списочную численность включают:
- пришедших на работу, в том числе и тех, кто не работал из-за простоя;
- кто находится в командировках, если за ними фирма сохраняет заработную плату, а также тех, кто находится в краткосрочных заграничных командировках;
- кто не явился на работу по болезни (в течение всего больничного и до выбытия по инвалидности);
- кто не явился на работу, так как выполнял государственные и общественные обязанности (например, участвовал в качестве присяжного заседателя в суде);
- принятых на работу с испытательным сроком и др.
Полный перечень работников, которых учитывают в списочной численности, приведен в пункте 82 приказа Росстата от 12 ноября 2008 года № 278.
Не включают в списочную численность работников:
- принятых по совместительству из других фирм (их учет ведут отдельно);
- выполняющих работу по гражданско-правовым договорам (подряда, об оказании услуг и др.);
- привлеченных для работы по специальным договорам с государственными структурами на предоставление рабочей силы (военнослужащие или отбывающие наказание в виде лишения свободы). При чем их учитывают в среднесписочной численности;
- написавших за явление об увольнении и не вышедших на работу до того, как истек срок предупреждения о б увольнении (их исключают из состава работников с первого дня невыхода на работу);
- собственников фирмы, не получающих на ней зарплату;
- переведенных на работу в другую фирму, если за ними не сохраняется заработная плата по прежнему месту работы, а также направленных на работу за границу;
- направленных на обучение с отрывом от работы и получающих за счет направившей их фирмы стипендию;
- с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение и которые за время обучения получают стипендию;
- адвокатов;
- членов кооператива, не заключивших трудовых договоров с фирмой;
- военнослужащих.
Численность работников по списочному составу приводят не только на определенную дату (например, на первый или последний день месяца), но и за отчетный период (например, за месяц, квартал).
Обратите внимание: среднюю численность показывают в целых единицах (например, 1 человек).
Как рассчитывают среднесписочную численность
Среднесписочную численность за месяц рассчитывают так: суммируют списочную численность за каждый календарный день месяца (по табелю учета рабочего времени) и делят на число календарных дней месяца. При этом за выходной или праздничный день списочная численность равна той, что была в предшествующий рабочий день.
Обратите внимание: среднесписочную численность показывают в целых числах.
Если некоторые работники фирмы работают неполный рабочий день, среднесписочную численность рассчитывают по-другому. В этом случае число работающих неполный рабочий день учитывают пропорционально отработанному времени.
Обратите внимание: работников, переведенных на неполное рабочее время по инициативе руководства (без письменного заявления работника), в среднесписочной численности нужно учитывать как целые единицы.
Имейте в виду: не всех работников списочной численности включают в среднесписочную численность. Например:
- женщин, которые находятся в отпуске по беременности и родам;
- тех, к то находится в дополнительном отпуске по уход у за ребенком;
- тех, кто находится в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из роддома;
- работников, которые обучаются в образовательных учреждениях и находятся в дополнительном отпуске за свой счет;
- работников, которые поступают в образовательные учреждения и на время сдачи вступительных экзаменов находятся в отпуске за свой счет.
Однако работников, привлеченных для работы по специальным договорам с государственными структурами на предоставление рабочей силы (военнослужащих или отбывающих наказание в виде лишения свободы), которых не включают в списочную численность, в среднесписочной нужно учитывать как целые единицы по тем дням, когда они были на работе.
Средняя численность внешних совместителей
Среднюю численность внешних совместителей (то есть работающих на разных предприятиях) рассчитывают так же, как среднюю численность работников, отработавших неполное рабочее время.
Средняя численность работающих по гражданско-правовым договорам
Работников, оформленных по гражданско-правовым договорам (подряда, на оказание услуг, авторским), учитывают за каждый календарный день как целые единицы в течение всего срока договора. Причем время выплаты вознаграждения в расчет не принимается.
При расчете средней численности работников за выходной или праздничный день берут показатель численности за предшествующий рабочий день.
Обратите внимание: работника, который состоит в списочной численности фирмы и с ней же заключил гражданско-правовой договор, в среднюю численность сотрудников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам, не включают.
Так же поступают с индивидуальными предпринимателями (ПБОЮЛ), которые заключали с фирмой гражданско-правовые договоры и получили вознаграждение по ним, а также с работниками, которые не были включены в списочный состав и с которыми не были заключены такие договоры.
Правила расчета списочной и среднесписочной численности утверждены Приказом Росстата № 428 от 28.10.2013. Вместе с руководителем проекта Контур-Персонал Анастасией ЛОЖНИКОВОЙ рассмотрим более подробно, как выполнять расчеты в том и другом случае.
Как рассчитать списочную численность работников?
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.
Списочная численность подсчитывается на определенную дату. В нее включаются целыми единицами как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Например, основной работник, находящийся в отпуске, командировке, отсутствующий в связи с болезнью или по другим причинам, включается в списочную численность как единица. Очень подробно правила включения в списочную численность перечислены в п. 79 приказа.
Если сотрудник работает в организации внутренним совместителем или занимает более одной ставки, в списочной численности он учитывается как один человек — по основной работе. Если сотрудник работает в организации внешним совместителем, то в списочной численности он не учитывается. Другие (более редкие) исключения из подсчета списочной численности перечислены в п. 80 приказа.
Обратите внимание, что численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников.
Порядок расчета среднесписочной численности работников
В общем случае среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
Однако из общего правила подсчета есть некоторые исключения, которые подробно перечислены в п. 81 приказа. Так, например, в среднесписочную численность не включаются сотрудники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком (п. 81.1).
Кроме того, сотрудники, работающие неполное рабочее время (в соответствии со ст. 93 ТК РФ), учитываются пропорционально отработанному времени. Но при этом если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя (в соответствии со ст. 74 ТК РФ) или работнику сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается законодательством (например, инвалидам I и II группы, а также другим категориям работников в соответствии со ст. 92 ТК РФ), такие работники учитываются в среднесписочной численности по общему правилу.
Рассмотрим схему расчета среднесписочной численности для наиболее частых случаев:
|
Тип сотрудника |
Учет в списочной численности |
Учет в среднесписочной численности |
Пример |
|
Основной сотрудник с полным рабочим днем |
Целыми единицами |
n m |
В списочную численность на 30 июня он включается как 0 (поскольку на 30 июня уже не работает в организации). |
|
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ) |
Целыми единицами |
x — количество отработанных сотрудником часов за месяц (при этом за дни болезни, отпуска и других неявок, приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню); y — количество рабочих часов в месяце по нормативному графику работы |
Допустим, сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, вышла на неполный рабочий день на 5-дневный график с 6-часовым рабочим днем взамен 8-часового. Если в таких условиях сотрудница отработала весь июнь 2015 года (в июне 21 рабочий день), то ее списочная численность на 30 июня будет равна 1, а среднесписочная: (6*21)/(8*21)=0.75 Если женщина отсутствовала с 8 по 10 июня, например, по причине временной нетрудоспособности, то эти дни все равно участвуют в расчете среднесписочной численности, и за июнь она по-прежнему будет равна 0,75. Если женщина уволилась с 11 июня (т. е. отработала 9 рабочих дней), то ее среднесписочная численность за июнь будет равна: (6*9)/(8*21)=0.32 |
|
Основной сотрудник с сокращенным рабочим днем, установленным законодательством (ст. 92 ТК РФ) |
Целыми единицами |
(1* n)/m n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце; m — количество календарных дней месяца |
Сотрудник весь июнь отработал во вредных условиях труда 36 часов в неделю. В среднесписочную численность за июнь он включается как: |
|
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ) |
Целыми единицами |
(1* n)/m n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце; m — количество календарных дней месяца |
Чтобы избежать массового увольнения сотрудников, работодатель вводит на июнь неполный рабочий день для ряда работников. В среднесписочную численность за июнь такой сотрудник включается как: (1*30) /30=1 |
|
Находящийся в отпуске по уходу за ребенком, по беременности и родам |
Целыми единицами |
Не учитывается |
Сотрудница весь июнь находилась в отпуске по уходу за ребенком. В среднесписочную численность за июнь она включается как 0. |
|
Внешний совместитель |
Не учитывается |
Не учитывается |
Сотрудник отработал весь июнь техником как внешний совместитель, на 0,5 ставки. В среднесписочную численность за июнь он включается как 0. |
|
Внутренний совместитель |
Учитывается только по основному месту работу |
Сотрудник отработал весь июнь в организации инженером на основной работе (на полную ставку) и лаборантом по совместительству. В среднесписочную численность за июнь он включается как 1 по должности инженера. |
Для отображения в отчете П-4 итоговый показатель среднесписочной численности организации округляется до целого числа по правилам арифметики.
Иногда у кадровых работников возникает вопрос, как рассчитать среднесписочную численность работников за квартал? Этот показатель определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.
Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года.
Чтобы быстро и безошибочно рассчитывать показатели списочной и среднесписочной численности, воспользуйтесь программами автоматизации кадрового учета. Например, программа Контур-Персонал рассчитывает показатели на любую дату и за любой период, при этом учитывает все вышеперечисленные правила. Если же вы сомневаетесь в показателях, рассчитанных Контур-Персоналом, вы можете воспользоваться проверочными отчетами в программе, которые подскажут, каким образом каждый сотрудник учтен в списочной и среднесписочной численности.
Росстатом был издан приказ №428 от 28.10.2013 г., с утверждёнными Указаниями по заполнению форм наблюдения за статистическими данными. Таким документом необходимо руководствоваться при расчёте среднесписочной численности работников. Указания следует применять при заполнении форм и , предназначенной для Пенсионного фонда.
Средняя численность персонала – показатель, от которого будет зависеть право учреждения на получение льгот, таких как, например: возможность применения упрощенной системы налогообложения, возможность сдачи упрощенной статистической отчетности, льгот по уплате НДС и др.
В среднюю численность включают:
- среднюю списочную численность сотрудников;
- среднюю численность совместителей внешних;
- среднюю численность сотрудников, которые выполняли работу по гражданско-правовому договору.
Для подсчета средней списочной численности, сначала следует определить списочную численность работников за каждый день (календарный) отчетного периода. В ней учитывают:
- работников, которые оформлены по трудовому договору на временную, постоянную, либо сезонную работу 1 день и более;
- собственников организации, которые работают и получают в ней заработную плату.
При этом необходимо учитывать и фактически работающих сотрудников, и отсутствующих по каким-либо причинам на работе.
То есть, в списочную численность следует включать :
- сотрудников, которые пришли на работу, в том числе и не работающих в связи с простоем;
- сотрудников находящихся в , если учреждение сохраняет за ними зарплату, а также находящихся в заграничных краткосрочных командировках;
- сотрудников, не явившихся на работу по причине болезни;
- работников, не явившихся на работу, в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей;
- работников, которые приняты на работу с прохождением испытательного срока и пр.
Расчет среднесписочной численности работников
Среднюю списочную численность за год определяют суммированием данного показателя за все месяцы года (отчетного) и делением получившейся суммы на 12.
Для определения численности за месяц, необходимо суммировать этот показатель за все дни месяца и делят на количество дней в месяце.
Для расчета средней списочной численности за квартал, суммируют данный показатель за все месяцы в квартале и делят на 3
При этом необходимо учитывать, что численность работников за выходной либо праздничный день считается равной численности за предыдущий рабочий день.
В случае 2-х и больше выходных либо праздничных дней подряд, численность за каждый такой день считается равной данному показателю за рабочий день, который предшествовал выходным или праздничным дням (Праздничные и выходные дни смотрите ⊗). Расчет средней списочной численности осуществляется в соответствии с ежедневным учетом численности сотрудников.
Их число за каждый день должна соответствовать сведениям , согласно которому устанавливают количество работников, которые явились и не явились на работу.
Видео-справка “Расчет среднесписочной численности персонала организации”
Видео обучение по расчету среднесписочной численности персонала работающих на различных условиях: по трудовому договору, совместительству, сменно и т.д. Урок проводит преподаватель сайта “Бухгалтерский и налоговый учет для чайников”, главный бухгалтер Гандева Н.В. Для просмотра занятия онлайн нажмите на видео ⇓
Алгоритм расчета среднесписочной численности работников
- Вначале находим численность сотрудников, отработавших каждый день месяца.
- Затем определяем среднесписочную численность за месяц и за квартал
- В завершение вычисляем численность за полгода, 9 или 12 месяцев.
Формула расчета списочной численности работников
Данный параметр рассчитывается за каждый день месяца, при этом каждый работник определяется как целая единица.
В пункте 79 Указаний приводится перечень сотрудников, учитывающихся при расчёте списочной численности. В него входят следующие работники:
1) пришедшие на работу, а также отсутствующие из-за простоя;
2) трудоустроенные на неполный рабочий день или неделю, а также принятые на полставки согласно штатному расписанию;
3) отсутствующие по причине временной нетрудоспособности;
4) находившиеся в служебных командировках, в том числе и работники, побывавшие в зарубежных краткосрочных командировках;
5) отсутствующие по причине исполнения общественных или государственных обязанностей;
6) трудоустроенные с испытательным сроком;
7) заключившие договор с предприятием о выполнении работы в домашних условиях (надомники);
8) студенты и лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, работающие на предприятии во время производственной практики, если их зачислили на рабочие места;
9) временно оторванные от работы для направления в образовательные учреждения для приобретения новой специальности или повышения квалификации (если за ними сохранена зарплата);
10) находящиеся в учебном отпуске (если за ними частично или полностью сохранена зарплата);
11) находящиеся в отпуске и поступающие в образовательные учреждения, а также сдающие вступительные экзамены без сохранения зарплаты на месте работы;
12) имевшие выходной день за переработку при общем учёте рабочего времени, а также согласно графику работы предприятия;
13) находящиеся в очередных и дополнительных отпусках, предоставленных в соответствии с законом и нормативными документами, в том числе работники, находившиеся в отпуске, а после него уволенные;
14) заслужившие день отдыха за выход на работу в нерабочие дни;
15) трудоустроенные с целью замещения работников, отсутствующих по уважительным причинам;
16) находившиеся в отпусках по уходу за ребёнком, в связи с беременностью и родами, а также по причине усыновления новорождённого ребенка;
17) принимавшие участие в забастовках;
18) находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты, при этом продолжительность отпуска не имеет значения;
19) граждане других государств, работавшие в организациях на российской территории;
20) находившиеся под следствием до вынесения судебного решения;
21) внутренние совместители.
Работник, оформленный в качестве внутреннего совместителя или получающий в одной организации две, полторы, или менее одной ставки, учитывается в списочной численности как одна целая единица.
В списочную численность не включаются такие категории работников , как:
1) внешние совместители;
2) работавшие по гражданско-правовым договорам;
3) сотрудники, оторванные от работы с целью их направления предприятием на обучение в образовательные учреждения и получающие стипендию, выплачиваемую из средств этого предприятия; работники, с которыми был заключён специальный договор на профессиональное обучение с выплатой им стипендии во время учёбы;
4) привлечённые для работы в соответствии с договорами, заключёнными с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы;
5) переведённые на работу в другую компанию без сохранения зарплаты, а также лица, направленные на работу за рубеж;
6) адвокаты;
7) члены кооператива, не имеющие трудовых договоров с предприятием;
8) подавшие заявление на увольнение и прекратившие работу без предупреждения руководства либо до истечения срока предупреждения. Данная категория работников исключается из списочной численности с первого же дня невыхода на работу;
9) собственники предприятия, не получающие зарплату;
10) военнослужащие, находящиеся при исполнении своих военных обязанностей.
Списочная численность работников за нерабочий день равна их количеству за предыдущий рабочий день.
Расчет среднесписочной численности работников за месяц
При выполнении такого расчёта нужно исключить из списочной численности следующих сотрудников:
- женщин, которые были в отпусках из-за беременности и родов;
- лиц, находившихся в отпусках по причине усыновления новорождённого из родильного дома;
- работников, находившихся в отпуске по уходу за малолетним ребёнком;
- лиц, обучавшихся в образовательных учреждениях или сдававших вступительные экзамены с предоставлением дополнительного отпуска без сохранения зарплаты;
Работники, которые не были включены в списочный состав и привлекались для работы по особым договорам с государственными учреждениями на предоставление дополнительной рабочей силы, учитываются в среднесписочной численности как целые единицы.
Расчет среднесписочной численности работников, отработавших не полное время
Для определения средней списочной численности лиц, которые отработали неполное рабочее время, необходимо их учитывать пропорционально времени, которое они фактически отработали.
Расчет численности таких сотрудников производят следующим образом:
- Сначала исчисляют итоговое количество дней, отработанных данными лицами, путем деления общего количества человеко-часов за отчетный месяц на время рабочего дня, (8 часов, или 4,8 часа).
- После этого определяют среднюю численность частично занятых сотрудников за отчетный период в пересчете на занятость полную.
Количество человеко-дней, которое было отработано, делят на количество дней (рабочих) в отчетном месяце. Что касается сотрудников, отработавших неполное рабочее время согласно штатному расписанию, трудовому договору или переведённых со своего письменного согласия на неполное рабочее время, то они учитываются пропорционально отработанному времени.
- Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:
24 часа - на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);
36 часов - на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);
40 часов - на 6,67 ч или на 8 ч соответственно. - После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости. Для этого количество отработанных человеко-дней делится на число календарных рабочих дней в отчётном месяце. При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).
При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каждый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце.
Пример определения среднесписочной численности сотрудников
Рассмотрим, как производится расчёт для сотрудников, работавших полный рабочий день (при 5-дневной рабочей неделе) за отчётный месяц сентябрь 2014 г.
| Числа
месяца | Списочная
численность работников | Работники,
исключаемые из списочной численности | Работники,
попавшие в среднесписочную численность |
| 1 | 400 | 1 | 399 |
| 2 | 401 | 1 | 400 |
| 3 | 401 | 1 | 400 |
| 4 | 403 | 1 | 402 |
| 5 | 403 | 1 | 402 |
| 6 | 405 | 2 | 403 |
| 7 | 405 | 2 | 403 |
| 8 | 405 | 2 | 403 |
| 9 | 405 | 2 | 403 |
| 10 | 404 | 2 | 402 |
| 11 | 404 | 2 | 402 |
| 12 | 404 | 2 | 402 |
| 13 | 404 | 2 | 402 |
| 14 | 404 | 2 | 402 |
| 15 | 404 | 2 | 402 |
| 16 | 405 | 2 | 403 |
| 17 | 405 | 3 | 402 |
| 18 | 405 | 3 | 402 |
| 19 | 405 | 3 | 402 |
| 20 | 405 | 3 | 402 |
| 21 | 406 | 3 | 403 |
| 22 | 407 | 3 | 404 |
| 23 | 406 | 3 | 403 |
| 24 | 406 | 3 | 403 |
| 25 | 406 | 3 | 403 |
| 26 | 407 | 3 | 404 |
| 27 | 407 | 3 | 404 |
| 28 | 407 | 3 | 404 |
| 29 | 407 | 3 | 404 |
| 30 | 407 | 3 | 404 |
Итого: 12074
Общее количество работников списочного состава за весь календарный месяц, которые попадают в среднесписочную численность, составляет 12074, число дней в месяце - 30. В данном случае численность сотрудников за сентябрь составила 402 человека (12074: 30).
Пример расчета при неполной рабочей неделе
Расчет среднесписочной численности работников за квартал
Среднесписочная численность сотрудников за один квартал вычисляется следующим образом: складывается среднесписочная численность работников за все квартальные месяцы, а затем результат делится на 3 месяца.
Расчет за 6, 9 или 12 месяцев
Среднесписочное количество работников за какой-либо определённый период времени вычисляется так: складывается среднесписочная численность работников за все месяцы отчетного года и результат делится на соответствующее число месяцев.
Если предприятие функционировало неполный год, то для определения среднесписочной численности сотрудников за год нужно сложить численность работников за все месяцы работы предприятия и результат поделить на 12.
Примеры расчета среднесписочной численности работников
Пример расчета среднесписочной численности работников № 1
| Средняя списочная численность работников ООО «Омега» на 29.12.2013 составляет 340 человек. В данном учреждении 5-дневная рабочая неделя, 30 и 31 декабря соответственно суббота и воскресенье, численность списочная была такая же. В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса, праздничными нерабочими днями считаются: 1, 2, 3, 4, 5, 7 января. 9 января было принято 5 новых работников. В период с 11 по 25 января - 4 сотрудника находились в отпуске без сохранения зарплаты, с 15 числа – одна сотрудница ушла в декретный отпуск, 17- был уволен один работник. Итого, в ходе расчета показателя за 31 день января 2014 года участвовало 10 563 человеко-дней. Средняя списочная численность за январь месяц составляет 341 человек (10 563 человеко-дней: 31 день). Для расчета средней списочной численности за какой-либо другой период, необходимо сложить данный показатель за каждый месяц, который участвует в расчете, и разделить получившуюся сумму на количество месяцев за период. |
Пример расчета среднесписочной численности работников №2
Налоговое законодательство гласит, что индивидуальный предприниматель, которые использовали труд привлеченных специалистов, обязаны рассчитывать и подавать сведения о среднесписочной численности работников (). Сведения запрашивают пенсионный фонд, ФСС и налоговая служба. Для расчета отчетности сведений о среднесписочной численности работников существуют определенные правила и формулы.
Правила расчета среднесписочной численности работников
Показатель ССЧР (расчет среднесписочной численности работников) для статистики оформляется на специальном учетном бланке по форме КНД-1110018. Его следует направлять в налоговую инспекцию за год не позднее 20 января с целью определения льготного режима налогообложения и контроля страховых выплат.
- С 2014 года от подачи декларации о ССЧР освобождены только те , которые не привлекали на работу сотрудников вообще.
- Важно помнить, что , находящиеся в стадии реорганизации, вновь созданные или действующие не весь год, не освобождаются от расчета показателя.
Для исчисления данного показателя следует учитывать всех сотрудников, которые привлекались по найму временно или постоянно, пребывали в командировке, на бюллетене, в отпуске. Исключение составляют такие категории:
- работающие по совместительству из других учреждений;
- трудящиеся по договору ГПХ;
- работающие по переводу в другой стране или организации;
- работающие по ученическому договору с получением стипендиальных выплат;
- находящиеся в учебном отпуске без сохранения зарплаты;
- женщины, осуществляющие уход за ребенком, или декретном отпуске;
- руководители самой организации, которые не получают зарплату;
- те, кто написал заявление об увольнении и перестал ходить на работу, не дождавшись официального расторжения трудовых отношений.
Чтобы не допустить погрешностей при исчислении, необходимо использовать первичную документацию по учету сотрудников.
Об особенностях расчета среднесписочной численности работников расскажет специалист в видео ниже:
Формула подсчета и примеры
Чтобы вычислить среднесписочную численность работников, необходимо сложить ежедневную численность сотрудников за весь месяц и разделить на число дней в месяце.
- ССЧР может рассчитываться за месяц, квартал или год. В двух последних случаях показатель делится на количество месяцев – 3 или 12.
- Показатель ССЧР следует округлять до целого числа по общим математическим правилам.
Ниже приведена методика расчета среднесписочной численности работников за квартал.
За квартал
В январе в организации работали 5 человек, в феврале – 8, в марте – 6. Показатель рассчитывается следующим образом: (5+8+6):3=6,33…3. Полученную цифру следует округлить по правилам математики, получается 6.
Ниже приведен порядок расчета среднесписочной численности работников за месяц.
О том, каких работников надо учитывать для расчета среднесписочной численности, расскажет данный видеоролик:
За месяц
По состоянию на 1 марта в учреждении трудились 10 человек, 10 марта работодатель принял на работу еще 9 сотрудников, а 29 марта 4 человека уволились. ССЧР исчисляется следующим образом: (10х9 + (10+9)х19 + (19-4)х3):31=(90+361+45):31=16.
Нюансы при вычислении
- Если организация действовала не весь календарный год, а подает данные в налоговую службу за годовой период, то при расчете все равно необходимо делить суммированное число сотрудников на 12 месяцев.
- Такая же ситуация при подаче сведений за неполный месяц: сумму делят на количество дней полного месяца.
- Если предприятие реорганизуется на основе другой фирмы или ее
Какие сроки сдачи среднесписочной численности в налоговую инспекцию компаний, которые только зарегистрировались и компаний, которые уже ведут свою деятельность.
К числу основных показателей деятельности компании можно отнести сведения о среднесписочной численности работников. Данный расчет производит либо бухгалтер, либо работник отдела кадров. Списочная численность необходима при составлении отчетов в ПФ, налоговую, Росстат, ИФНС и т. д. Кроме этого, в начале каждого года хозяйствующие субъекты должны сдавать отчет. Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность работников.
Кто должен предоставлять сведения о среднесписочной численности работников
Среднесписочная численность это показатель числа работников компании, которые были в ней заняты, посчитанный в среднем за определенный период.
Согласно действующим нормам закона рассчитывать этот показатель должны все хозяйствующие субъекты. Это не только организации, но и предприниматели, которые являются работодателями.
Отчет о среднесписочной численности необходимо отправлять также и недавно зарегистрированным субъектам. Для них законом предусмотрен особый период - не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации общества в налоговой. Также они сдают данный отчет вместе со всеми в определенные сроки. Это значит, что среднесписочная численность для вновь созданных организаций представляется дважды.
Эти данные необходимы при расчете налогов, других показателей, например, размера среднемесячной заработной платы. Кроме этого среднесписочная численность является критерием, который разграничивает хозяйствующие субъекты при сдаче ими отчетов в налоговую и внебюджетные фонды.
Важно! Индивидуальные предприниматели у которых нет наемных работников освобождены от сдачи данной отчетности начиная с 1.01.2014 года.
Куда предоставлять и способы отправки отчетности
Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации - по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.
Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет-сервисов.
Представлять его в налоговую инспекцию можно:
- Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа - при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании
- Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения
- С помощью электронного документооборота - для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО
В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию.
Сроки сдачи отчета среднесписочной численности
Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям. Сроки предоставления отчетности следующие:
Как рассчитать среднесписочную численность работников
К расчету данного показателя нужно подходить ответственно в связи с важностью, которую он имеет для проверяющих органов. При его расчете надо использовать данные табеля по учету времени работы, приказы о приеме и увольнении сотрудников компании, предоставлении отпусков и т. д.
Многие специализированные программы, если в них вносить все необходимые данные, среднесписочную численность могут рассчитать автоматически. Но специалисту фирмы желательно все же знать методику расчета этого показателя
Определение численности на каждый день в месяце
Сначала нужно узнать число полностью занятых сотрудников на фирме. В рабочие дни это значение равно количеству людей, с которыми подписаны трудовые соглашения, включая тех кто в командировках и на больничном.
При этом в данном объеме не учитываются:
- Внешние совместители
- Работники с договорами подряда
- Сотрудницы в декретном отпуске или по уходу за малышом
- Работники в учебном отпуске без оплаты
- Сотрудники, которые согласно договору работают неполный день или неделю. При этом те, для кого сокращенное время работы закреплено законом (к примеру, занятые на местах с вредными условиями) в расчете учитываются
Важно! Количество работников в выходной день считается таким же, как в последний перед ним рабочий день. Это значит, что уволенный в пятницу сотрудник участвует в расчете в субботу и воскресенье. Компании, у которых не заключено ни одного трудового контракта ставят за расчетный месяц «1», принимая в учет своего руководителя, даже если он не получает зарплаты.
Помесячный расчет численности сотрудников с полной занятостью
Это число определяется как сумма численности полностью работающих сотрудников за каждый день месяца, разделенная на количество дней в месяце:
Ч м = (Д 1 + Д 2 + … + Д 31) / К д , где:
- Д 1 , Д 2 … - количество рабочих на каждый день месяца
- К д - число дней в месяце
Пример. В компании с 1 по 17 марта работало на полный день 15 сотрудников. 18 марта был принят на работу новый сотрудник, таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.
Получим: (15 чел. х 17 дней + 16 чел. х 14 дней) / 31 = (255 + 224) / 31 = 15,45 полученный результат не округляем.
Расчет средней численности частично занятых сотрудников
Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.
Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.
Ч н = Ч с / Р ч / Р д , где:
- Ч с - общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками
- Р ч - количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа
- Р д - число дней работы в месяце, в соответствии с календарем
Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день.
Расчет: 24 дня х 4 часа в день / 8 часовая неделя / 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5 полученный результат не округляется.
Расчет средней численности всех сотрудников за месяц
Для определения общей численности нужно сложить среднюю численность полностью занятых и частично занятых работников. Итоговое значение округляется согласно математическим правилам - больше 0,5 вверх, а меньше - отбрасывается.
Ч с = Ч м + Ч н , где:
- Ч м - Полученное количество полностью занятых сотрудников за месяц
- Чн - Полученная численность частично занятых сотрудников за месяц
Пример. Возьмем исходные данные выше описанных примеров, где работали сотрудники за март месяц.
Расчет: 15,45 + 0,5 = 15,95
Расчет средней численности за год
После того, как количество было посчитано за каждый месяц, определяется средняя численность за весь год.
Для этого складываются значения всех 12 месяцев, и полученное число делится на 12. Итоговая цифра снова округляется в большую или меньшую сторону.
Ч г = (Ч с1 + Ч с2 + … + Ч с12 ) / 12, где
- Ч с1 , Ч с2 … - полученная средняя численность за каждый месяц
Если компания была зарегистрирована в течение года и не отработала весь период, то итоговая сумма все равно делится на 12.
Помимо годовой, для некоторых отчетов надо определять квартальную численность в среднем. Она производится в аналогичном порядке, только итог сложения показателей за квартал делится на три.
Пример расчета среднесписочной численности работников организации
В данном примере у нас отсутствуют частично занятые работники. Все работают на полную ставку.
| Расчетный месяц | Исходные данные (количество работников) |
Расчет показателей |
| Январь | с 01 по 31.01.2016 года - 16 человек | 16 |
| Февраль | с 01 по 25.02.2016 года - 17 человек с 26.02 по 28.02.2016 - 18 человек |
Так как с 1-го по 25 февраля, 25 дней в компании было 17 человек и 3 дня - с 26 по 28 февраля - 18 человек, получим: (17 х 25 + 18 х 3) / 28 = 17,1 |
| Март | с 01.03 по 31.03.2016 - 18 человек | 18 |
| Апрель | с 01.04 по 30.04.2016 - 18 человек | 18 |
| Май | с 01.05 по 04.05.2016 года -18 человек с 05.05 по 31.05.2016 года - 17 человек |
Так как с 1 по 5 мая было 18 человек, а с 5 по 31 мая 17 сотрудников, получим: (4 х 18 + 27 х 17) / 31 = 17,1 |
| Июнь | с 01.06 по 30.06.2016 года - 17 человек | 17 |
| Июль | с 01.07 по 31.07.2016 года - 17 человек | 17 |
| Август | с 01.08 по 31.08.2016 года - 16 человек | 16 |
| Сентябрь | с 01.09 по 30.09.2016 года - 16 человек | 16 |
| Октябрь | с 01.10 по 25.10.2016 года - 16 человек с 26.10 по 31.10.2016 года - 17 человек |
(26 х 16 + 5 х 17) / 31 = 16,2 |
| Ноябрь | с 01.11 по 30.11.2016 года - 17 человек | 17 |
| Декабрь | с 01.12 по 20.12.2016 года - 18 человек с 21.12 по 31.12.2016 года - 16 человек |
(20 х 18 + 11 х 16) / 31 = 17,3 |
| Среднесписочная численность на 01.01.2017 |
(16 + 17,1 + 18 + 18 + 17,1 + 17 + 17 + 16 + 16 + 16,2 + 17 + 17,3) / 12 = 16,89 |
Штраф за несдачу среднесписочной численности
Если компания или предприниматель не вовремя подали или вообще не подали отчет о средней численности, то налоговая может наложить штраф в сумме 200 рублей за каждый документ (согласно НК РФ).
Кроме этого, через суд на виновное должностное лицо может за это же нарушение быть наложен штраф 300-500 руб. (согласно КоАП).
Однако даже если штраф был уплачен, компания или предприниматель обязаны все равно подать его.
Также не сдача отчета может рассматриваться налоговой как отягчающее обстоятельство при появлении других аналогичных нарушений. Это, в свою очередь, повлечет в будущем наложения штрафов в двойном размере.