В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по приему на работу работника в 1С Бухгалтерия 8.3.

Прежде, чем перейти не только к отражению в программе 1С:Бухгалтерия приема сотрудника на работу, но и к другим основным кадровым документам, нужно произвести некоторые настройки программы.

Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».

Для того чтобы мы могли использовать в 1С основные кадровые документа, достаточно включить только две надстройки.

Первая расположена в разделе «Общие настройки». Мы укажем, что учет расходов по заработной плате, а так же необходимый нам кадровый учет должны вестись именно в этой программе. Ниже, в разделе «Кадровый учет», установите влаг на пункте «Полный». Данная надстройка откроет нам доступ к основным кадровым документам, включая прием сотрудников на работу.

Оформление приема сотрудника на работу

Создание нового сотрудника

В программе 1С:Бухгалтерия так же, как и в 1С:ЗУП существует два справочника: Сотрудники и Физические лица. На одного человека может быть заведено столько сотрудников, сколько мест работы на данном предприятии он имеет, например, основное место работы, совместительство, договор ГПХ.

Физическое лицо обязательно должно быть одно. Дублировать записи в данном справочнике неприемлемо, так как именно по записям в нем работникам начисляются НДФЛ.

Принятие сотрудника на работу

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «Приемы на работу». Если данного пункта у вас нет, то вернитесь на шаг выше к первоначальной настройке программы.

В шапке созданного вами нового документа нужно указать подразделению, должность и организацию, куда вы принимаете на работу сотрудника. Так же здесь указывается созданный вами ранее сотрудник.

Датой приема по умолчанию подставляется текущая дата, но этот параметр мы можем отредактировать. Испытательный срок в месяцах можно настроить в соответствующем поле. Далее нужно указать вид занятости, который выбирается из выпадающего списка и ограничен четырьмя пунктами.

Теперь осталось заполнить лишь условия приема на работу. В табличной части с начислениями можно указать сразу несколько видов начислений, например, оклад, премия, и т. п. В нашем примере мы установили сотруднику только оплату по окладу АУП в размере 30 000 рублей.

Ниже указывается порядок начисления аванса: фиксированной суммой, либо процентом от тарифа. В поле «Условия приема» можно указать произвольный текст.

Данный документ вступит в силу после проведения, совершим движения по соответствующим регистрам сведений.

Смотрите также видеоинструкцию по оформлению работника в штат:

Вопрос подписчика:

«Текст трудового договора, который присутствует в 1С ЗУП 3, нам не подходит. Есть ли возможность без доработки загрузить свой формат трудового договора для автоматического формирования по сотрудникам?»

Да, такая возможность есть. Рассмотрим подробнее, что для этого требуется сделать. Также в конце публикации будет ссылка на полезную обработку, которая поможет в удобном виде реализовать загрузку произвольного текста трудового договора в программу.

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

В 1С ЗУП 3 присутствует возможность в пользовательском режиме изменить текст и внешний вид печатной формы любого документа или справочника. Редактирование печатных форм доступно в разделе Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм.

Здесь необходимо выбрать печатную форму и открыть её на редактирование.

Внесенные изменения будут учтены при формировании этой печатной формы из документа или справочника.

В случае, если в печатную форму вносятся незначительные, точечные изменения, этого будет достаточно.

Если же Ваш формат трудового договора кардинально отличается от представленного в 1С, то проще воспользоваться специальным Конструктором трудовых договоров WORD для типовой конфигурации 1C: Зарплата и управление персоналом 3.1 , который можно скачать .

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

Правильное ведение кадровых данных в программе 1С:ЗУП очень важно. Иначе вы будете сталкиваться с частыми ошибками в документах и отчетах, например при . Многие отчеты из данной программы сдаются в контролирующие органы и ошибки здесь неуместны.

В этой пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим процесс приему на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП редакция 3.1.

В данном примере мы используем демонстрационную версию программы и выполняем все действия под учетной записью начальника отдела работы с персоналом. В зависимости от доступных пользователю прав, данный функционал может иметь другое место расположения или вообще быть недоступен.

Перейдем на начальную страницу и нажмем на гиперссылку «Новый сотрудник».

В открывшейся карточке справочника выберите организацию.

Помните, что в программе существует алгоритм разбивки данного поля на отдельные реквизиты: фамилию, имя и отчество. Он отделяет их друг от друга по пробелам. В случае двойной фамилии, ее необходимо указывать через тире без пробелов.

Справа от поля полного имени есть три гиперссылки:

Личные данные, сведения об образовании, семье, трудовой деятельности, страховании заполняются по соответствующим гиперссылкам вверху формы. При необходимости, вы так же можете прикрепить к карточке сотрудника файл, например, с его фото или скан — копиями документов.

Когда вы укажете все необходимые данные, нажмите «Записать и закрыть».

Справочник «Физические лица»

После создания сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП автоматически создался новое физическое лицо. Этот справочник находится в разделе «Кадры».

Физическое лицо и сотрудник – это разные вещи. Физическое лицо может не являться сотрудником.

Для одного элемента справочника физических лиц возможно существование нескольких сотрудников. Так заведено потому, что человек может работать в компании не только по основному месту работы. У него может быть несколько договоров, например, основной, совместительство и ГПХ.

Данный механизм реализован для того, чтобы в соответствии с законодательством НДФЛ считалось общее по всем местам работы для одного физического лица. Остальные же расчеты ведутся отдельно.

Например, в нашей организации работает сотрудник и это его основное место работы. Так же периодически ему переводятся денежные средства по договору ГПХ. НДФЛ должно начисляться общее (суммироваться по обоим договорам). Начисления же будут производиться отдельно. В программе будет одно физическое лицо и два сотрудника.

В связи с этим очень важно контролировать отсутствие дублей в справочнике физических лиц. В противном случае возможны нежелательные последствия с некорректностью расчетов и с налоговыми органами. К тому же, налоговые вычеты привязаны именно к физическому лицу.

Во избежание данных ситуаций при заполнении данных (например, ИНН) в карточке сотрудника, если программа найдет физическое лицо с такими же данными, она выдаст соответствующее сообщение.

При появлении дублей физических лиц обратитесь к администратору программы, чтобы он произвел объединение карточек с личными данными специальной обработкой.

Документ «Прием на работу»

Мы завели в программе нового сотрудника. Теперь переходим непосредственно к приему на работу сотрудника. Сделать это в 1С ЗУП 8.3 можно на начальной странице, в карточке сотрудника, либо через меню «Кадры».

В нашем примере мы будем принимать сотрудника из начальной страницы, так как там наглядно отображены те лица, которые не приняты на работу, что довольно удобно.

Для этого выделите созданного сотрудника в соответствующей таблице и нажмите правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт «Оформить прием на работу».

В открывшемся документе некоторые поля заполнились автоматически. При необходимости откорректируйте их, а так же укажите подразделение и должность.

Если вы заполняете , то оплата труда подставится из него. Перейдем на соответствующую вкладку. Все верно, начисление заполнилось из позиции штатного расписания. Эти данные можно откорректировать.

Если вы не ведете штатное расписание, вкладку «Оплата» необходимо заполнять вручную.

Наша информационная база в программе Зарплата и Управление Персоналом заполнена справочной информацией о физических лицах. Теперь нам необходимо этих физических лиц оформить как сотрудников нашей организации.

Отразим факт приема на работу в организацию. На необходимо сделать, чтобы физические лица, которых мы успешно занесли в справочник Физические лица , числились в программе, как работники нашей организации ООО «Инфанта» .

У нас каждое физическое лицо является работником в организации на одной должности. Но вообще, могут быть ситуации, когда одно и то же физическое лицо может являться двумя сотрудниками - например, работать по основному месту работы на одной должности и по совместительству - на другой.

Зарегистрируем условия приема работника в организацию в трудовом договоре и распечатаем по два экземпляра каждого договора - один остается в архиве предприятия , а другой экземпляр - выдается на руки сотруднику . Если же мы будем вносить в программу данные по уже существующим договорам, то в таком случае печатать формы второй раз нет необходимости. В этом случае, своими действиям, мы отразим в программе условия уже заключенных договоров.

И так, в нашем примере, договоры с работниками еще не заключались, поэтому нам нужно по 2 экземпляра на каждого работника.

Для того, чтобы в программе создать трудовой договор , нужно сперва добавить в список сотрудников организации все физические лица, которые мы создали раньше. Затем зарегистрировать для каждого условия трудового договора.

Открываем список сотрудников нашей организации (пункт меню Предприятие -> Сотрудники ).

Пока список сотрудников организации пуст - добавим в него новую запись (клавиша Ins ).

В верхней части открывшейся формы элемента отмечаем вариант выбора сотрудника из справочника Физические лица и нажимаем на ссылку Открыть справочник физические лица для выбора…

Выбираем нужного сотрудника двойным щелчком мыши.

После того, как сотрудник будет выбран из справочника Физические лица - данные о нем автоматически заполнятся на закладке Общее .

Подразделение (Администрация) и должность (Директор) организации, на которую принимается работник;

График работы (основной);

Тарифная ставка (40 000).

Для того что бы ввести должность сотрудника Ведерникова А.А., нужно сперва заполнить список должностей. Для этого можно открыть список всех должностей с помощью кнопки выбора у поля Должность и используя кнопку Ins добавить в список должности: Директор, Бухгалтер, Менеджер и Секретарь (остальные должности нам понадобиться в дальнейшем).

При вводе новой должности достаточно заполнить только лишь поле Наименование, остальными полями можно пренебречь.

После того, как все сведения заполнены их необходимо сохранить в программе - для этого нажимаем на кнопку Записать, внизу формы.

Давайте теперь посмотрим печатную форму только что созданного договора. Нажимаем на кнопку Печать внизу формы и выбираем пункт меню Трудовой договор - появится печатная форма трудового договора.

Для того, чтобы распечатать этот трудовой договор выполним команду меню Файл -> Печать с текущими настройками .

После этого печатную форму договора и форму сотрудника Ведерникова можно закрыть.

Точно также заключим трудовые договоры с остальными физическими лицами.

Часть данных у оставшихся сотрудников будет одинаковая:

Дата приема на работу (01.09.2007);

Количество занимаемых ставок (1);

Форма оплаты труда (оклад по дням);

График работы (основной).

Остальные данные будут отличаться:

Свиридов Константин Федорович

Должность Бухгалтер;

Тарифная ставка 20 000.

Петров Сергей Сергеевич, Примерный Петр Настерович

Подразделение Основное;

Должность Менеджер;

Тарифная ставка 20 000.

Лобанова Людмила Алексеевна

Подразделение Администрация;

Должность Секретарь;

Тарифная ставка 15 000.